Hoe maak ik een activiteit aan?

Introductie
Activiteiten zijn contactmomenten en processen die je vastlegt bij je relaties. Deze activiteiten kunnen taken, afspraken, verkoopkansen maar ook notities en bijlagen zijn. Ze worden in een overzichtelijke tijdlijn weergegeven zodat je in één oogopslag de historie van je communicatie kan inzien. Er wordt onderscheid gemaakt tussen openstaande activiteiten en activiteiten die gereed zijn. Zo houd jij goed overzicht over je werkzaamheden en kansen.

Welke type activiteiten zijn er?
Hoe wijzig ik de activiteiten in de configuratie?
Wat zijn taken en afspraken en hoe maak ik ze aan?
Wat zijn bijlagen en notities en hoe maak ik ze aan?

1 Welke type activiteiten zijn er?

Activiteiten worden onderverdeeld in activiteiten met opvolging zoals een taak of een afspraak en activiteiten zonder opvolging zoals een verkoopkans of een project. Daarnaast zijn er nog activiteiten waar ook weer activiteiten aan gekoppeld kunnen worden.

Activiteiten met opvolging

Afspraak:	Geplande afspraak die weergegeven wordt in de Agenda.
Taken:	Werkzaamheden waar je aan herinnerd moet worden, deze kunnen toegewezen worden aan jezelf, maar ook aan een collega. Taken worden weergegeven Mijn openstaande taken.

Activiteiten zonder opvolging

Onderstaande zijn loggingsactiviteiten die gebruikt worden voor het loggen van informatie.

Notities:	Mogelijkheid om notities toe te voegen zoals bijvoorbeeld een verslag van een afspraak.
Bijlagen:	Mogelijkheid om bestanden te koppelen zoals bijvoorbeeld overeenkomsten, presentaties en afbeeldingen.
Document:	Mogelijkheid om een document te maken. Het is handig hiervoor een sjabloon aan te maken.
E-mail:	Direct een e-mail versturen vanuit Tribe.
Campagne:	E-mail campagne aanmaken. Deze wordt vaak direct gestart vanaf het dashboard en niet vanaf een relatie.

Proces activiteiten zonder opvolging

Deze activiteiten zijn processen op zich waar ook activiteiten aan gekoppeld kunnen worden. Deze activiteiten worden in afzonderlijke artikelen verder toegelicht.

Abonnement:	Het toevoegen van een abonnement aan een relatie.
Factuur:	Een factuur aanmaken.
Project:	In een project definieer je een doel waaraan langere tijd gewerkt wordt en waar meerder activiteiten onder gelogd kunnen worden. Er kan een budget in geld en in uren bepaald worden, er kunnen uren onder geregistreerd worden en er kan direct gefactureerd worden vanuit het project.
Verkoopkans:	In de activiteit verkoopkans leg je het verkooptraject vast van het allereerste contact tot de gewonnen offerte.
Evenement:	In deze activiteit leg je de details van een evenement vast en heb je de mogelijkheid om hier sub activiteiten aan te koppelen.
Support ticket:	Indien je werkt met het support portaal kan je hier direct een support ticket aanmaken voor je relatie.
Verkoop order:	In een verkooporder kan je zowel producten als uren registreren.
Werkbon:	De werkbon geeft aan welke werkzaamheden er verricht moeten worden. Deze kan (digitaal) ondertekend worden en is de basis voor de uiteindelijke factuur.
Klacht:	Registratie van een klacht. Aan een klacht kunnen weer contactmomenten gekoppeld worden.

2 Hoe wijzig ik activiteiten in de configuratie?

Afhankelijk van de werkprocessen binnen jouw bedrijf kunnen type activiteiten aan- of uitgezet worden door de beheerder van Tribe CRM. Zo kan je Tribe helemaal aanpassen aan jouw organisatie.

Klik op Configuratie in de menu balk.
Klik op Activiteiten.
Activeer de activiteiten die van toepassing zijn.
Voeg zo nodig activiteiten toe die niet in de lijst staan door op +Creëer je eigen activiteit te klikken.
Om de instellingen van een activiteit te openen, klik je op de naam van de activiteit.
Klik op het oogje om alle regels van die specifieke activiteit weer te geven.

Typen activiteiten aan- en uitzetten in Tribe CRM

3 Wat zijn taken en afspraken en hoe maak ik ze aan?

Taak
Een taak plan je wanneer je een deadline of herinnering nodig hebt, bijvoorbeeld het nabellen van een offerte. Een taak wil je op een bepaalde dag opvolgen, dit hoeft niet op een specifiek moment te zijn. Een taak wordt getoond in je takenlijst In Tribe CRM. Deze wordt niet standaard gesynchroniseerd naar Outlook of Google Calendar, maar dit is wel in te stellen. Een taak handel je af door deze de status voltooid te geven.

Een taak aanmaken
Een taak kan je direct aanmaken in de Mijn openstaande taken widget. Het is aan te raden altijd een activiteit te kiezen waar de taak onder valt zoals bijvoorbeeld een verkoopkans of een project. Op deze manier is het altijd duidelijk waar de taak op van toepassing is.

Een taak aanmaken in Tribe CRM

Open Mijn werkplek en klik op de + knop in Mijn openstaande taken.
Voer het onderwerp in.
Het is handig om direct een activiteit te selecteren, dan wordt de relatie en de contactpersoon (indien van toepassing) direct ingevuld.
Voer de overige gegevens in.
De datum en tijd kan aangepast worden door erop te klikken.
Klik op Opslaan als je klaar bent en op Opslaan en openen indien je nog meer informatie in de taak wilt zetten.

Afspraak
Bij een afspraak plan je een specifieke dag en tijd. Je hebt een afspraak met een relatie op locatie, telefonisch of remote. Een afspraak wordt altijd in je Tribe CRM agenda getoond en kan gesynchroniseerd worden naar je Outlook agenda of Google Calendar.

Een afspraak inplannen
Een afspraak kan je inplannen in de Agenda widget. Ook hier is het van belang de afspraak te koppelen aan een relatie en/of activiteit.

Een afspraak maken in Tribe CRM

Open Mijn werkplek en klik op de + knop in Agenda.
Klik op Afspraak.
Voer het onderwerp in.
Het is handig om direct een activiteit te selecteren, dan wordt de relatie en de contactpersoon (indien van toepassing) direct ingevuld.
Voer de overige gegevens in.
De datum en tijd kan aangepast worden door erop te klikken.
Klik op Opslaan als je klaar bent en op Opslaan en openen indien je nog meer informatie in de afspraak wilt zetten.

Wist je dat?

Je ook een taak of afspraak kan aanmaken vanuit de relatie of activiteit? Open daarvoor de entiteit en klik op + Taak of + Afspraak.

3 Wat zijn notities en bijlagen en hoe maak ik ze aan?

Notities en bijlagen worden altijd aangemaakt onder een relatie of een activiteit. Deze schermen hebben gelijkenissen. Wat je precies kan zien op dit scherm wordt verder uitgelegd in het artikel Wat zie ik op mijn scherm (relaties en activiteiten)?

Notitie
De notitie is een handige manier om snelle opmerkingen te kunnen verwerken in een relatie of activiteit. De notitie wordt als een gekleurde plaknotitie weergegeven in de activiteiten tijdlijn onder Gereed. Daarnaast kan je aan elke bestaande activiteit in je tijdlijn altijd notities toevoegen.

Hoe maak ik een notitie aan?
Notities kunnen gekoppeld worden aan relaties en activiteiten.

Een notitie aanmaken in Tribe CRM

Open een relatie of activiteit door deze te zoeken in de blauwe zoekbalk of via een relatie widget.
Klik op de knop + Notitie.
Voer de notitie in.
Door op de A te klikken krijg je de mogelijkheid om de tekst te formateren.
Klik op Opslaan.
Het is ook mogelijk notities toe te voegen bij bestaande activiteiten.

Notities in activiteiten gereed in Tribe CRM

De notities staan nu onderin het scherm onder Gereed. Zodra je met je muis over een notitie gaat, wordt de het potloodje beschikbaar. Zodra je hier op klikt heb je de mogelijkheid om de notitie te wijzigen.

Notitie wijzigen in Tribe CRM

Bijlage
Bijlagen zijn bestanden of documenten die je kan koppelen aan een relatie of activiteit. Dit kan bijvoorbeeld een verkoopverslag zijn, een getekende overeenkomst of een foto. Zo heb je alle gerelateerde bestanden inzichtelijk op één plek.

Hoe maak ik een bijlage aan?
Ook bijlagen kunnen gekoppeld worden aan relaties of activiteiten.

Bijlage toevoegen in Tribe CRM

Open een relatie of activiteit door deze te zoeken in de blauwe zoekbalk of via een relatie widget.
Geef in het volgende scherm een eventuele notitie in ter verduidelijking.
Klik op Opslaan.

De bijlage staat nu onder de afgeronde activiteiten (onder Gereed). Klik op de bijlage om het document in te kunnen zien of notities te kunnen toevoegen.

Wist je dat?

Elke activiteit 3 puntjes in de rechterbovenhoek heeft staan waarmee je de activiteit kan verwijderen, kan zien hoe vaak deze bekeken is en de Audit trail per activiteit kan bekijken. De Audit trail is het log van alle wijzigingen per activiteit.