Taken, afspraken en activiteiten | 23 januari 2023
klanten beheren

Hoe werk ik met taken en afspraken?

Introductie
Een lange termijn relatie bouw je door de wensen van je relatie te begrijpen en je beloftes na te komen. Dit doe je eenvoudig door taken en afspraken aan te maken bij een activiteit, voor zowel jezelf als voor je collega’s.

  • Wanneer een taak te maken heeft met een nieuw verkooptraject, dan maak je de taak aan in de activiteit verkoopkans.

  • Heeft de afspraak te maken met een lopend project, dan koppel je de nieuwe afspraak aanhet lopend project.

  • De nieuwe taak komt automatisch in jouw lijst openstaande taken.

  • En de nieuwe afspraak komt automatisch in je (externe) agenda.

​​​​Lees in dit artikel alles over het koppelen van taken en afspraken aan activiteiten.

 

Introductie
Een lange termijn relatie bouw je door de wensen van je relatie te begrijpen en je beloftes na te komen. Dit doe je eenvoudig door taken en afspraken aan te maken bij een activiteit, voor zowel jezelf als voor je collega’s.

  • Wanneer een taak te maken heeft met een nieuw verkooptraject, dan maak je de taak aan in de activiteit verkoopkans.
  • Heeft de afspraak te maken met een lopend project, dan koppel je de nieuwe afspraak aan het lopend project.
  • De nieuwe taak komt automatisch in jouw lijst openstaande taken.
  • En de nieuwe afspraak komt automatisch in je (externe) agenda.

​​​​Lees in dit artikel alles over het koppelen van taken en afspraken aan activiteiten.

 

  1. Hoe zorg ik voor opvolging van mijn activiteiten?
  2. Hoe maak ik een nieuwe taak aan?
  3. Hoe maak je een taak bij een bestaande verkoopkans?
  4. Hoe maak ik een nieuwe afspraak?
  5. Hoe maak ik een nieuwe afspraak bij een bestaande verkoopkans?

1 Hoe zorg ik voor opvolging van mijn activiteiten?

Je hebt een relatiebeheersysteem dus je doel is om je relaties te beheren en tevreden te houden. En dat doe je onder andere door activiteiten op te volgen zodat je een klantrelatie kan opbouwen. Tribe ondersteunt je gestructureerd te werken en geen opvolgmomenten te vergeten door het gebruik van afspraken en taken bij activiteiten.

Zowel de afspraak als de taak kan je koppelen aan relaties en activiteiten. Een afspraak verschijnt automatisch op de geplande datum en tijd in je agenda en de taak verschijnt in het overzicht van de openstaande taken. Zo plan je bijvoorbeeld een taak in om volgende week die ene lead te bellen n.a.v. de offerte die je hebt gestuurd, of je plant een afspraak in met een klant om op locatie de projectplanning door te nemen. Koppel je Outlook of Google agenda aan Tribe voor een volledige integratie van de agenda.

2 Hoe maak ik een nieuwe taak aan?

De taak koppel je bij voorkeur aan een activiteit en relatie zodat je makkelijk kan terugzien wat er bij een klant speelt.

  • Wanneer een taak te maken heeft met een nieuw verkooptraject, dan maak je de taak aan in de activiteit verkoopkans.
  • Heeft de afspraak te maken met een lopend project, dan koppel je de nieuwe afspraak aan het lopend project bij de desbetreffende klant.

Je kan een nieuwe taak op meerdere manier aan maken. Zoals bijvoorbeeld via de standaard widget mijn openstaande taken.

  • Open het dashboard van Mijn werkplek (1) 
  • Klik op de + in de rechterbovenhoek van de widget mijn openstaande taken (2), als je rechtstreeks een nieuwe taak wilt aanmaken.

Voer vervolgens de noodzakelijk velden in. Koppel de taak ook aan een activiteit wanneer deze daarop betrekking heeft. Wil je een taak voor je collega inplannen, selecteer dan de naam van jouw collega achter toegewezen aan. De nieuwe taak komt automatisch in de lijst mijn openstaande taken (of van je collega).

Wist je dat?

  • Wanneer je eerst een activiteit start zoals een verkoopkans dan wordt automatisch je eerste taak klaargezet in het activiteitenoverzicht in je verkoopkans en ook in mijn openstaande taken.

  • Natuurlijk kun jij de taak nog steeds toewijzen aan een andere collega en meerdere taken ernaast aanmaken.

  • Als je op datum klikt van de taak kun je ook op de Planner klikken om in de agenda’s te zien welke collega tijd heeft om jouw taak uit te voeren.

4 Hoe maak je een taak aan in een bestaande verkoopkans?

  • Open de verkoopkans. In de verkoopkans staat het tabblad activiteiten (1) al open. Je ziet dat het tabblad blauw gemarkeerd is. Mocht je verder geklikt hebben naar een ander tabblad, dan klik je opnieuw op het tabblad genaamd activiteiten.
  • Klik op + Taak (2). In plaats van bellen naar de binnendienst en notities voor jezelf, tik je bij het onderwerp in één korte zin de taak. Achter toegewezen aan kies je de naam van je collega die de taak gaat opvolgen.  De taak komt automatisch in de openstaande taken van je collega. Standaard wordt een taak niet in de agenda getoond. Activeer het schuifje naast opnemen in agenda om de taak wel in de agenda terug te laten komen op de datum die je eronder hebt aangegeven.

In de verkoopkans houd je dus alle acties bij die te maken hebben met het doorlopen van een verkoopkans.

5 Hoe maak ik een nieuwe afspraak?

Je kan een nieuwe afspraak op meerdere manier aan maken. Zoals bijvoorbeeld via de standaard widget agenda.

  • Open het menu mijn werkplek (1)
  • Klik in je agenda op de dag en de tijd van je afspraak of in de rechterbovenhoek op +.
  • Vervolgens klik je op afspraak (2), er opent nu een verkort invoegscherm waar je je relatie en de bijbehorende activiteit koppelt.
  • Wil je een afspraak voor je collega inplannen, dan selecteer je de naam van jouw collega achter eigenaar.

6 Hoe maak ik een nieuwe afspraak bij een bestaande verkoopkans?

  •  Open de verkoopkans op het tabblad activiteiten.
  • Klik op + Afspraak. Voer het onderwerp en de overige gegevens in. Kies bij toegewezen aan je eigen naam of die van je collega.  De afspraak komt automatisch in je agenda terug.