Hoe verstuur ik een e-mail campagne in Tribe CRM?

1. Wat zijn de voordelen van e-mail campagnes versturen via Tribe CRM?
2. Hoe werkt de opt-out binnen Tribe CRM?
3. Hoe maak ik een e-mail campagne?
4. Hoe maak ik een campagne op basis van activiteiten of betrokkenen?
5. Welke statistieken worden geregistreerd?
6. Hoe voorkom ik dat mijn e-mail als SPAM wordt geregistreerd?

1 Wat zijn de voordelen van e-mail campagnes versturen via Tribe CRM?

Het versturen van e-mail campagnes direct via Tribe CRM biedt een aantal voordelen. In het CRM staan alle relatiegegevens, waardoor je geen export-import met andere systemen hoeft uit te voeren. De verstuurde campagne is inzichtelijk bij de relatie en een eventuele opt-out wordt direct in Tribe CRM verwerkt. De opmaak van de campagne mail is geheel aan te passen aan jouw wensen en huisstijl, wat de mailing een persoonlijke uitstraling geeft. Verder zijn de campagne e-mails volledig responsive. Het maakt dus niet uit op welk apparaat de ontvanger zijn mail opent.

2 Hoe werkt de opt-out binnen Tribe CRM?

Een ontvanger heeft altijd de mogelijkheid zich uit te schrijven voor een campagne e-mail. Dit is in de AVG bepaald en Tribe CRM zal daarom standaard de uitschrijflink toevoegen onder iedere mail. De ontvanger heeft de mogelijkheid zich volledig uit te schrijven voor een mailing (opt-out schuifje op de relatiekaart – 1) of hij kan zich uitschrijven voor specifieke onderwerpen (2). Welke onderwerpen dit zijn bepaal jij zelf.

De opt-out in Tribe CRM

Zo heb je waarschijnlijk verschillende typen mailingen. Bijvoorbeeld commercieel, informatief of voor een klantonderzoek. Deze verschillende categorieën leg je vast via de configuratie:

1. Ga naar Configuratie.
2. Klik op Campagnes.
3. Klik op + E-mailing opt-out categorie onder E-mailing opt-out categorieën.
4. Voer een waarde in.
5. Klik op Opslaan.

E-mail opt-out categorie toevoegen in Tribe CRM

De opt-out categorie van de mailing (de exacte waarde die je invoert), is uiteindelijk zichtbaar voor de ontvanger bij het uitschrijven.

Maak in de configuratie alle categorieën aan die voor jouw organisatie van toepassing zijn. Bij het aanmaken van de campagne selecteer je uiteindelijk de categorie die op dat moment van toepassing is bij de specifieke campagne.

Daarnaast kun je tekst van de opt-out pagina aanpassen. Dit doe je via de e-mailing opt-out layout. Klik op de knop Voeg een layout toe. Je kunt hier de tekst invoeren, eventueel gebruik makend van de opmaak knoppen. De verschillende categorieën en de opslaan knop worden automatisch aan het formulier toegevoegd.

E-mail opt-out layout aanpassen in Tribe CRM

Wat de relatie ziet zodra er op  Klik hier om u af te melden geklikt wordt:

Melding wanneer de relatie op de opt-out knop klikt in een e-mail 

3 Hoe maak ik een e-mail campagne?

Bij het maken van een e-mailcampagne wordt je eenvoudig door een aantal campagne stappen geleid. Laten we deze stappen één voor één doornemen.

Nieuwe campagne aanmaken

Het aanmaken van een campagne kan via de witte + knop > Campagne in de blauwe balk of via de plus knop in de campagne widget op het marketing dashboard.

Een nieuwe campagne aanmaken in Tribe CRM

• Onderwerp: vul hier  het onderwerp van de campagne in. Dit onderwerp dient voor de interne aanduiding.
• Afzender e-mailadres: de ontvanger van de campagne ziet dit e-mailadres in zijn mailbox.
• E-mailonderwerp: dit is het onderwerp van de e-mail zoals de ontvanger dit in zijn mailbox ziet.
• E-mail categorie opt-out: selecteer de categorie die van toepassing is op deze mailing. Dit is niet verplicht.

Afzender van de campagne

Bij het aanmaken van de campagne heb je het e-mailadres van de afzender al ingevoerd. In deze stap van de campagne kun je er echter ook voor kiezen het schuifje Gebruik relatiebeheerder als afzender aan te zetten. De ontvanger ziet dat het e-mailadres van de relatiebeheerder die in Tribe CRM geregistreerd staat.

Opt-out

Mocht je nog geen e-mailing opt-out categorie hebben aangemaakt dan kan dit in deze stap alsnog. Optioneel kun je hier een opt-out e-mailcategorie selecteren of aanmaken. Dit geeft de ontvanger een extra keuze om alléén op dit onderwerp een opt-out toe te passen.
Indien een ontvanger een opt-out toepast op alle campagne e-mails óf op de geselecteerd e-mailing opt-out categorie, dan zal deze relatie automatisch worden uitgesloten in toekomstige campagne selecties.

Selectie

Welke relaties wil je aanschrijven? In deze stap maak je de selectie van relaties. In de keuzelijst hebben we al een aantal voorgeprogrammeerde selecties voor je gemaakt. Zo kun je hier kiezen voor alle personen met het relatietype contactpersoon of particuliere klant, of je selecteert aan organisaties van het type zakelijk partner. Wanneer je een keuze maakt, worden de relaties direct in de lijst getoond.

Selectie van relaties in een e-mail campagne in Tribe CRM

Ook is het mogelijk een extra filter toe te voegen. Bijvoorbeeld aan klanten met status A of alle contactpersonen met de functie salesmanager. Dit laatste voorbeeld werken we verder uit.

1. Selecteer in de keuzelijst Personen: contactpersonen
2. Klik op de + knop bij de filter en daarna voor vergelijking
3. Klik op kies een veld en selecteer het veld functie. (het veld functie is een keuzelijst in Tribe CRM. Dit maakt het maken van de selectie eenvoudiger dan het selecteren op een tekstveld).
4. De voorwaarde staat default al op is gelijk aan.
5. Selecteer daarna de waarde salesmanager.

In principe heb je nu alle contactpersonen met de juiste functie. Een extra voorwaarde die je kunt toevoegen is de voorwaarde ‘heeft een e-mailadres’.

6. Klik op de + knop bij de filter en daarna voor vergelijking
7. Klik op kies een veld en selecteer het veld e-mailadres.
8. Pas de voorwaarde aan naar is gedefinieerd.

Een filter toevoegen aan een e-mail campagne in Tribe CRM

Het is natuurlijk ook mogelijk om iets complexere selecties te maken. Zoals ‘alle contactpersonen bij klanten met status A’ of ‘alle contactpersonen met label X’. Heb je hulp nodig bij het maken van je selectie? Neem dat contact op met onze helpdesk, wij helpen je graag verder.

Sjabloon

De volgende stap is de tekst van je e-mail. Jij beslist zelf hoe je mail eruit komt te zien. De Tribe CRM editor geeft je de mogelijkheid de e-mail volledig aan te passen, van standaardtekst tot het aanpassen van de achtergrondkleur of het toevoegen van foto’s en linken.
In het gelinkte artikel wordt een toelichting gegeven op het maken van sjablonen voor bijvoorbeeld het verzenden van offertes. Voor het inrichten van een offerte sjabloon en het campagne sjabloon maken we gebruik van dezelfde editor in Tribe CRM. Wil je meer weten over het gebruik van sjablonen? Neem dit artikel dan ook eens door.

Een e-mail campagne sjabloon in Tribe CRM

Testen

Voordat je daadwerkelijk de campagne verstuurt,  is het altijd verstandig eerst een teste-mail te sturen. Selecteer een relatie, bijvoorbeeld jezelf, zodat je deze test kunt uitvoeren.

Inplannen en verzenden

Kies voor het versturen van de campagne tussen het direct uitvoeren van de mailing of het inplannen voor een later moment. In dit laatste geval selecteer je de gewenste datum en tijd, de campagne zal dan automatisch worden geactiveerd. Het daadwerkelijk moment van verzending van de verschillende e-mails is afhankelijk van de hoeveelheid mails die worden verzonden.

Een e-mail campagne inplannen in Tribe CRM

4 Hoe maak ik een campagne op basis van activiteiten of betrokkenen?

In het voorgaande hoofdstuk gaven we een toelichting op het maken van een selectie van relaties. Wist je dat het ook mogelijk is een selectie te maken van relaties die gekoppeld zijn aan activiteiten of zijn toegevoegd als betrokkene bij een activiteit? In dit hoofdstuk werken we twee voorbeelden uit.

Campagne op basis van verkoopkansen

In dit voorbeeld maken we een selectie van alle contactpersonen die gekoppeld zijn aan een gewonnen verkoopkans.

1. In de voorgeprogrammeerde lijst, vind je naast de verschillende relatietypen, ook de activiteiten terug.

Selectie op basis van activiteiten in Tribe CRM

2. Selecteer hier de activiteit verkoopkans.

Selectie op basis van activiteiten in Tribe CRM

3. Daarna definieer je het juiste relatietype, zoals contactpersoon of particuliere klant. Klik daarvoor op het woordje verkoopkans achter de woorden Pad naar relatie.
4. Het velden selectie scherm wordt geopend. Selecteer hier de waarde contactpersoon uit de eerste kolom.
5. Klik daarna op de + knop om een filter toe te voegen en selecteer de optie vergelijking.
6. Klik op kies een veld en daarna het veld fase.
7. Maak de filter volledig; fase > is gelijk aan > gewonnen.

Selectie op basis van activiteiten in Tribe CRM

Campagne op basis van betrokkenen bij een project

In dit voorbeeld maken we een selectie van alle contactpersonen, die in de rol van projectleider gekoppeld zijn aan een project.

1. Zoek de optie Betrokkenen in de voorgeprogrammeerde lijst.

Selectie op basis van betrokkenen in Tribe CRM

2. Daarna definieer je het juiste relatietype, zoals contactpersoon. Klik daarvoor op het woordje betrokkenen achter de woorden Pad naar relatie.
3. Het velden selectie scherm wordt geopend. Navigeer naar betrokkenen koppelingen > betrokkene (enkelvoudige kolom) > indien persoon > indien contact > indien contactpersoon en klik op de knop dit veld selecteren.
4. Klik daarna op de + knop om een filter toe te voegen en selecteer de optie vergelijking.
5. Klik op kies een veld en daarna het veld rol.
6. Maak de filter volledig; rol > is gelijk aan > projectleider.

Selectie op basis van betrokkenen in Tribe CRM

5 Welke statistieken worden geregistreerd?

De statistieken in Tribe zijn onderverdeeld in zeven categorieën. Per categorie wordt inzichtelijk om welke relatie het gaat, eventueel is het mogelijk op een regel te klikken om de relatiegegevens te openen.

Een toelichting per categorie.

• Bezorgd: Alle e-mails die bij de ontvanger zijn afgeleverd.
• Geopend: Alle e-mails waarvan een opening van de mail is geregistreerd. De openingen worden geregistreerd wanneer iemand een mail weergeeft in de mailclient en “Afbeeldingen toestaan” heeft aangeklikt.
• Aangeklikt: Alle e-mails waarbij de ontvanger van de e-mail op een linkje in de mail heeft geklikt. Iedere individuele klik wordt vastgelegd, daardoor is het mogelijk dat een ontvanger meerdere keren in het overzicht wordt getoond.
• Onbezorgbaar: Deze e-mails zijn niet afgeleverd in de mailbox van de ontvanger. De reden hiervoor kunnen divers zijn. Bijvoorbeeld een soft bounce, de mailbox zit vol, of een hard bounce, het mailadres bestaat niet meer. Wanneer het om een hard bounce gaat, zal Tribe CRM direct de opt-out activeren bij de specifieke relatie. Op deze manier voorkomen we dat een hard bounce vaker voorkomt op hetzelfde mailadres.
• Spam: Je mail is door de inkomende mailserver bestempeld als Spam. Deze mails zijn daarom niet afgeleverd aan de ontvanger.
• Uitgeschreven: de ontvanger heeft gebruik gemaakt van de mogelijkheid tot uitschrijven. De opt-out wordt direct verwerkt in Tribe CRM. Je hoeft hier geen handmatige actie op te ondernemen.
• In wachtrij: Deze mails zijn nog niet afgeleverd bij de ontvanger, de eerste afleverpoging van de betreffende mail moet nog plaatsvinden.

6 Hoe voorkom ik dat mijn e-mail als Spam wordt geregistreerd?

Of je mail daadwerkelijk bij de klant aankomt, is afhankelijk van meerdere factoren, zoals de e-mail reputatie van je domein of de spam score van de mail. Om een hoge Spam score te voorkomen kun je een aantal regels hanteren.

• Stuur alleen gepersonaliseerde mails. Hierdoor zijn alle verstuurde mails uniek. Niet-gepersonaliseerde mails zijn identiek aan elkaar, wat zou kunnen leiden tot een hogere score.
• Gebruik geen hoofdletters, leestekens of typische spam woorden (gratis, free, win, euro, €, $, sex, …) in de onderwerpregel van de mail.
• Zorg voor een goede onderwerpregel. Deze mogen niet te lang zijn (niet langer dan 45 tekens).
• Maak geen overtollig gebruik van uitroeptekens, leestekens in het algemeen, hoofdletters en witregels in de tekst van de email.
• Gebruik niet te veel verschillende kleuren, lettertypes of letter groottes.
• Let op de verhouding afbeelding/tekst. Zorg dat er meer tekst voorkomt in de mail dan afbeeldingen. Een mail met alleen afbeeldingen wordt gezien als spam.
• Wees terughoudend met een overdadig gebruik van html. De mail oogt uiteraard mooier met een logo of een briefhoofd in html, maar hoe meer html de mail bevat, hoe hoger de spam score komt te liggen.
• Voeg niet te veel uitgaande URL’s toe aan de mail.
• Zorg ervoor dat de URL’s werken en voeg geen URL’s met IP adressen toe.
• Voeg geen script/code toe in de mail.
• Stuur geen grote aantallen mails in 1 campagne (> 10.000 mails).