Hoe werkt de cursusadministratie module?

1. Welke instellingen zijn er?
2. Hoe maak ik een nieuwe cursus aan?
3. Wat zie ik in de cursus activiteit?
4. Hoe voeg ik een activiteit cursusdeelname toe?
5. Hoe maak ik een lesplanning aan?
6. Hoe stuur ik een mail naar één of meerdere cursisten?
7. Hoe registreer ik de aanwezigheid van een cursist?
8. Deelnemers moeten registreren voor elke les
9. Is er een docenten- en/of cursistenportaal?

1 Welke instellingen zijn er?

Voordat je een nieuwe cursus vastlegt zijn er een aantal instellingen om aan te passen. Voor een aantal van deze instellingen heb je beheerdersrechten nodig. Navigeer naar configuratie en klik op cursussen.

Instructeurs

Bij een cursus en een les leg je de docent of instructeur vast. De gegevens, zoals naam, adres, e-mail etc., van de instructeur leg je vast in het onderdeel Cursus instructeurs. Klik op de knop + cursus instructeur om een nieuwe instructeur aan te maken. Je kunt een nieuwe instructeur ook aanmaken via de + knop in de blauwe balk. Een gebruiker heeft hier geen beheerdersrechten voor nodig.

Locaties

Een cursus wordt op een bepaalde locatie gegeven. Definieer alle locaties in het onderdeel Cursuslocaties.

1. Klik op de knop + cursuslocatie.
2. Voer de naam van de locatie in, bijvoorbeeld Ruimte 1B.
3. Voer de naam van de locatie in, bijvoorbeeld Hotel aan Zee.
4. Voer de adresgegevens van de locatie in.
5. Sla de gegevens op.

Vakantieperioden

In hoofdstuk 5 van dit artikel leggen we je uit hoe je een lesplanning voor de cursus kunt aanmaken. Een cursus bestaat bijvoorbeeld uit 10 lessen die iedere maandag worden gegeven. Bij het aanmaken van de lesplanning zal Tribe rekening houden met de vakantieperioden zoals deze zijn vastgelegd. Gedurende de vakantieperiode zal géén cursus worden ingepland. De planning verschuift automatisch door naar de week na de vakantie.

Vakantieperioden leg je vast in het onderdeel Vakanties. Klik op de knop + vakanties om een nieuwe periode vast te leggen.

Cursussjablonen

Vaak heeft een bepaalde cursus meerdere startmomenten in het jaar. Deze verschillende momenten leg je vast in een cursus. In een cursus sjabloon registreer je de vaste gegevens van deze cursus, zoals het aantal lessen, maximumaantal deelnemers, de lesduur etc. Bij het aanmaken van de cursus kun je gebruik van de vooraf gedefinieerde cursus sjablonen. In de cursus worden de gegevens automatisch toegevoegd wanneer je het sjabloon hebt geselecteerd. Deze gegevens zijn in de cursus altijd aan te passen, indien een wijziging noodzakelijk is.

Volg onderstaande stappen om een cursus sjabloon aan te maken:

1. Klik op de knop + cursussjabloon.
2. Voer de naam van de les in en voer de overige velden in.
3. Klik op de knop instellen voor de lesplanning.
4. Geef aan of de les zich dagelijks/wekelijks/maandelijks/etc. herhaalt en op welke dagen of tijd die van toepassing is.
5. Sla het cursussjabloon op met de knop opslaan en openen.
6. Voeg eventueel een cursuslocatie toe.
7. Voeg eventueel standaard cursus documenten toe. Deze worden automatisch aan de cursus toegevoegd bij het gebruik van dit sjabloon
8. Sla de gegevens op.

E-mailsjablonen

Voor de communicatie naar de studenten adviseren we je gebruik te maken van de standaard e-mailsjablonen functionaliteit in Tribe CRM. Hiermee kun je snel en op een uniforme manier een mail sturen naar één of meerdere deelnemers. Wil je meer weten over het maken van e-mailsjablonen? Lees dan dit artikel op de kennisbank.

2 Hoe maak ik een nieuwe cursus aan?

1. Klik rechtsboven in de blauwe balk op de + Knop
2. Klik op Cursus. Voer het onderwerp in en selecteer een cursussjabloon.
3. De gegevens uit het cursussjabloon worden automatisch ingevuld. Pas deze aan indien nodig.
4. Selecteer de relatie waar de cursus aan gekoppeld moet worden.
5. Activeer eventueel de optie Deelnemers moeten registreren voor elke les. Deze functie wordt in een volgend hoofstuk verder toegelicht.
6. Klik op opslaan en openen om verdere detailgegevens van de cursus aan te vullen.

3 Wat zie ik in de cursus activiteit?

De cursus activiteit bevat alle informatie met betrekking tot deze specifieke cursus. In dit hoofdstuk lichten we de verschillende onderdelen toen.

Details: In de details staan de algemene gegevens van de cursus. Deze gegevens zijn automatisch gevuld op basis van het cursussjabloon, of handmatig toegevoegd door de gebruiker. In de sectie lesplanning vind je de cursus interval. Hier kun je ook de lesplanning maken voor de cursus. Meer hierover in een volgend hoofdstuk.

Tabblad lessen: Hier vind je alle onderscheidenlijke lessen die zijn ingepland voor deze cursus.

Tabblad cursusbestanden: Hier zie je de bestanden die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de cursus terugvinden. Deze kun je handmatig uploaden in de cursus, of zijn automatisch toegevoegd o.b.v. de bestanden uit het gekozen cursussjabloon.

Tabblad deelnemers: Hier vind je alle deelnemers aan de cursus terug, eventueel gefilterd op bepaalde gegevens.

Tabblad deelnemers e-mailen: Via dit tabblad kun je één of meerdere deelnemers een e-mail sturen.

4 Hoe voeg ik een activiteit cursusdeelname toe?

Wanneer een cursist zich aanmeldt voor een cursus, dan maak je een cursusdeelname aan. De meest eenvoudige manier om een cursusdeelname toe te voegen is via de cursus zelf op het tabblad cursusdeelname.

1. Open de cursus op het tabblad deelnamen.
2. Klik op de blauwe + knop of op de knop + toevoegen.
3. Zoek op de relatie al bestaat in het CRM of maak deze aan.
4. Voer eventueel de overige velden in.
5. Klik op opslaan en openen.

De aangemaakte cursusdeelname activiteit is uniek voor deze specifieke cursus. Mocht een persoon meerdere cursussen volgen of gevolgd hebben, dan zijn er meerdere cursusdeelname activiteiten bij de persoon geregistreerd. Deze zijn ieder aan een andere cursus gekoppeld. Binnen de activiteit cursusdeelname leg je de communicatie vast voor deze specifieke cursist en cursus. Mochten gegevens van de persoon wijzigen, zoals een adreswijziging dan leg je dat op persoonsniveau vast.

Wanneer je klaar bent met het toevoegen van gegevens aan de deelname kun je via de header van de activiteit snel terug navigeren naar de cursus.

De weergave(n) op het tabblad deelnemers zijn naar wens aan te passen door bijvoorbeeld een filter of kolommen toe te voegen. Zo kan het waardevol zijn om bijvoorbeeld een weergave o.b.v. de fase aan te maken, om te zien welke inschrijving definitief is of niet.

5 Hoe maak ik een lesplanning aan?

Op basis van de ingevoerde gegevens in de cursus is het mogelijk een automatische planning van de lessen aan te maken. Ook is het mogelijk handmatig lessen toe te voegen aan de cursus.

Volg onderstaande stappen om handmatig een les toe te voegen:

1. Open de cursus.
2. Klik op het tabblad lessen.
3. Klik op de + knop of op de knop + toevoegen.
4. Voer de noodzakelijke gegevens in.
5. Sla de gegevens op.

Volg onderstaande stappen om automatisch de les toe te voegen op basis van de gegevens in de cursus.

1. Open de cursus.
2. Open de sectie lesplanning.
3. Controleer de instellingen van de cursus.
4. Klik op de knop lessen aanmaken volgens planning.
5. Open het tabblad lessen. De lessen zijn aangemaakt met het gewenste interval. Hierbij is rekening gehouden met de vakantieperioden die je hebt vastgelegd in de configuratie.

Let bij het plannen van de lessen op het volgende. De startdatum van de cursus bepaalt het moment vanaf wanneer gepland gaat worden. In onderstaand voorbeeld 5 juni 2023. Dit is een maandag. In het schema voor de lesplanning heb je echter een wekelijks interval toegevoegd, waarbij de cursus op dinsdag en donderdag plaats moet vinden vanaf 09.00 uur. De eerste les vindt dus plaats op 6 juni 2023, omdat dit de eerste dinsdag na de startdatum van 5 juni 2023 is.

Nadat je een lesplanning automatisch hebt aangemaakt kun je iedere individuele les handmatig aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer één les een afwijkende aanvangstijd heeft, of om het onderwerp van iedere les aan te passen.

6 Hoe stuur ik een mail naar één of meerdere cursisten?

Via het tabblad deelnemers e-mailen kun je te allen tijde mailen met één of meerdere cursisten. Bij het openen van het tabblad worden alle deelnemers getoond.

1. Selecteer de personen die je wilt mailen door een vinkje te plaatsen. Aanvinken kan handmatig of door middel van een filter in één van de kolommen.
2. Voer het onderwerp van de mail in.
3. Type de mail of selecteer een sjabloon.
4. Klik op de knop e-mail versturen.

De mail wordt naar iedere individuele deelnemer verstuurd, deze is terug te vinden in de tijdlijn van de activiteit cursusdeelname en in de tijdlijn van de persoon zelf. Dit geeft je bij de persoon inzicht in alle communicatie met deze persoon over alle cursussen heen.

7 Hoe registreer ik de aanwezigheid van een cursist?

Wanneer een cursist zich aanmeldt voor een cursus op opleiding is het ook noodzakelijk om te weten of deze persoon aanwezig is geweest bij de les. Daarom is het voor de instructeur of cursusleider mogelijk een aanwezigheidsregistratie bij te houden per les.

Volg onderstaande stappen op de aanwezigheid te registreren:

1. Op de cursus.
2. Open het tabblad lessen.
3. Op de actuele les.
4. Vink de aanwezigen aan, laat het vakje leeg voor de personen die niet aanwezig zijn.
5. Klik op de knop aanwezigheid registreren.
6. Op het tabblad deelnamen kun je de registratie controleren. Maak hier een weergave aan om direct de gewenste gegevens inzichtelijk te hebben.

8 Deelnemers moeten registreren voor elke les

Bij het aanmaken van een cursus heb je de mogelijkheid de optie ‘Deelnemers moeten registreren voor elke les’ te activeren. Deze functie gebruik je voor cursussen waarbij iedere cursist gedurende het cursusjaar een ander lesrooster kan hebben. Zo kan het zijn dat cursist A elke dinsdag aanwezig is, terwijl cursist B liever op donderdag de cursus volgt. Binnen iedere les registreer je of een cursist zich heeft aangemeld voor die specifieke les.

Na het activeren van deze optie wordt het tabblad deelname registratie in de les getoond. Hier geef je aan welke cursisten bij deze specifieke les aanwezig zijn. Nadat je op de knop deelnemers registreren hebt geklikt worden deze deelnemers zichtbaar op het tabblad aanwezigheidsregistratie zodat je aan- of afwezigheid kunt bijhouden, zoals in het vorige hoofdstuk beschreven.

9 Is er een docenten- en/of cursistenportaal?

De gehele cursusadministratie zoals in dit artikel beschreven vindt plaats in Tribe CRM. Vaak zijn de cursusleiders externe opleiders die je geen toegang wilt geven tot je data in CRM. Maar een docent heeft wel de informatie nodig om zijn werk te doen, namelijk het verzorgen van de cursus. Deze informatie zoals inzicht in de planning, de deelnemende cursisten, aanwezigheidsregistratie en cursusmateriaal kunnen via een portaal worden aangeboden. De docent logt in op zijn eigen beveiligde omgeving en ziet alleen de gegevens die voor hem van toepassing zijn en kan zijn administratie bijwerken.

Ook voor de cursisten biedt een portaal uitkomst. Bijvoorbeeld voor het aanpassen van persoonsgegevens, inzicht in de planning en bekijken van huiswerkopdrachten.

Een docenten- of cursistenportaal wordt op wens ingericht door één van onze coaches. Bespreek daarom jouw wensen met betrekking tot een portaal met een salesmedewerker van Tribe CRM.