E-mail & agenda | 24 januari 2023
klanten beheren

Hoe koppel ik mijn Google agenda (calendar) aan Tribe CRM?

Introductie

Houd jouw agenda afspraken in zowel Google als Tribe CRM automatisch in sync. De kracht van de integratie van Tribe CRM en Google, is dat het als één programma werkt. Zo heb je in beide systemen altijd een actueel overzicht van je afspraken. De koppeling werkt twee kanten op. Voeg je in Tribe CRM een nieuwe afspraak toe, dan wordt deze automatisch in je Google Calendar vastgelegd incl. alle belangrijke details van de afspraak. Wanneer je een afspraak in Google Calendar plant, wordt deze automatisch getoond in Tribe. In Google Calendar heb je eventueel ook de mogelijkheid de afspraak direct aan je relatie te koppelen.

1.Hoe koppel ik de agenda?
2. Hoe werkt de synchronisatie?
3.Hoe pas ik een afspraak aan?

1 Hoe koppel ik de agenda?

Ga naar de marketplace(1), rechtsboven in de menubalk in Tribe CRM. Klik op het tabblad email en agenda(2) en daarna op het logo met de G, dit is de Google mail Calender plug in(3).

Activeer deze door eenmalig de gebruikersgegevens in te voeren van je Google account, bevestig daarna eventuele vragen van Google. Als dit succesvol gedaan is krijg je de vraag welke kalender je wil synchroniseren. Vink de gewenste agenda aan en klik daarna op opslaan.  De koppeling haalt nu alle noodzakelijke gegevens op, tot 3 maanden in het verleden. Dit kan een momentje duren, daarna ben je klaar om aan de slag te gaan.

2 Hoe werkt de synchronisatie?

De Google en Tribe agenda’s worden twee kanten op gesynchroniseerd. Meer hierover lees je in dit hoofdstuk.

Vanuit Tribe CRM agenda

In CRM geeft de agenda widget op je dashboard je een duidelijk overzicht van al je agenda afspraken. Ook heb je hier de mogelijkheid direct een afspraak in te plannen met een relatie. Selecteer de juiste dag en tijd en kies voor afspraak. Voer daarna de juiste relatie en de overige gegevens in. Wanneer je de afspraak opslaat wordt deze automatisch toegevoegd aan je Google agenda, incl de gewenste informatie zoals naam van de relatie en adresgegevens.

Belangrijk om te weten! Afspraken in Tribe CRM worden altijd automatisch gesynchroniseerd naar de Google agenda. Taken in Tribe CRM worden niet standaard gesynchroniseerd. Dit gebeurt alleen wanneer je in een taak het schuifje Opnemen in agenda activeert.

Vanuit je Google agenda

In Tribe CRM biedt de agenda je inzicht in alle afspraken, incl. de afspraken die je in Google calendar hebt gepland. Alle afspraken uit je Google agenda worden met de juiste datum en tijd gesynchroniseerd naar je Tribe CRM agenda.  Op deze manier heb je ook in Tribe inzichtelijk of je op een bepaalde dag en tijd beschikbaar bent of niet, en voorkom je dubbele afspraken.

3 Hoe pas ik een afspraak aan?

Een afspraak wordt natuurlijk weleens verzet of de tijdsduur moet worden aangepast. In welke agenda pas je dit nu aan? Het maakt niet uit in welke agenda je een afspraak aanpast. Een aanpassing in de Tribe agenda wordt gesynchroniseerd naar de Google agenda en andersom. Je kan een afspraak aanpassen door simpelweg in de afspraak de datum en/of tijd aan te passen. Je kan echter ook doormiddel van slepen de afspraak verzetten, verlengen of verkorten.