Boekhouding | 24 januari 2023
klanten beheren

eAccounting koppeling met Tribe CRM

Maak je gebruik van eAccounting voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en eAccounting je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in eAccounting.

  1. Welke functionaliteiten heeft de koppeling met eAccounting?
  2. Ik werk met verkooporders in eAccounting, wat betekent dit voor de koppeling?
  3. Hoe activeer ik de koppeling ?
  4. Deactiveren en verwijderen van gegevens
  5. Welke data wordt gesynchroniseerd?

1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met eAccounting?

De eAccounting koppeling bestaat uit drie onderdelen:

  • Relatie synchronisatie
  • Product synchronisatie
  • Factuur synchronisatie

Relatie synchronisatie

Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de klanten en leveranciers uit eAccounting automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicaten controle uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit eAccounting. Indien deze niet wordt gevonden wordt er een extra controle uitgevoerd op debiteuren of crediteuren nummer. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.

Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Zowel van Tribe CRM naar eAccounting, als andersom. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in eAccounting.

Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe altijd een debiteur- of crediteurnummer. Wanneer je gebruik maakt van eAccounting koppeling wordt dit nummer overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door eAccounting wordt toegekend.

Product synchronisatie

De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. Net als de relaties worden ook de producten via een twee-weg synchronisatie toegepast. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op de ID van eAccounting.

Factuur synchronisatie

Zodra een (credit) factuur de status verstuurd krijgt, wordt deze automatisch als boeking gesynchroniseerd naar eAccounting. We zorgen ervoor dat je alle actuele informatie compleet hebt, door ook het factuur document bij de boeking in eAccounting toe te voegen.

Betalingen van facturen in eAccounting worden eenmaal per dag in de ochtend bijgewerkt in Tribe CRM.

Let op: De synchronisatie van wijzigingen in Tribe CRM naar eAccounting vindt direct plaats. De synchronisatie van wijzigingen van eAccounting naar Tribe CRM vindt iedere vijf minuten plaats.

2 Ik werk met verkooporders in eAccounting, wat betekent dit voor de koppeling?

Verkooporders

In Tribe CRM maak je standaard gebruik van facturen. Om de synchronisatie met de verkooporders in eAccounting tot stand te brengen, is het noodzakelijk in de Tribe CRM de activiteit ‘Verkooporder’ te activeren.

  1. Open de configuratie
  2. Navigeer naar de activiteiten
  3. Deactiveer de activiteit factuur door het schuifje uit te zetten
  4. Activeer de activiteit verkooporder door het schuifje aan te zetten

Je zult zien dat de verschillende factuur knoppen in de applicatie nu zijn vervangen voor de Verkooporder knop. Wanneer een verkooporder in Tribe de status ‘gekoppeld’ heeft wordt deze als verkooporder gesynchroniseerd naar eAccounting.

3 Hoe activeer ik de koppeling? 

Tip: Voordat je de koppeling in praktijk in gebruik gaat nemen kan je deze eerst testen door een test administratie aan te maken in eAccounting. Deze kan je daarna koppelen aan je Tribe CRM (Test) account.

Let op! Staan er al gegevens in je financiële administratie én in je Tribe omgeving? Controleer dan eerst of de juiste debiteur- en crediteur nummers zijn ingevoerd bij de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit om dubbelingen te voorkomen n.a.v. de initiële import.

  1. Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace.
  2. Ga naar de tab Financieel en selecteer eAccounting.
  3. Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken.
  4. Vul in het pop-up scherm de gebruikersnaam en wachtwoord in van de eAccounting omgeving die gekoppeld moet worden.
  5. Vink alle opties aan en klik op de knop Sta toe.
  6. Koppel de juiste grootboekrekeningen en BTW groepen. De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes en grootboekrekeningen van eAccounting worden gekoppeld. Welke BTW codes gekoppeld moeten worden is afhankelijk van het land van het bezoekadres van je eigen organisatie.
  7. Koppel daarna de juist eenheden. Zowel eAccounting als Tribe CRM bevatten verschillende eenheden. Zorg ervoor dat alle eenheden die in eAccounting worden gebruikt in de artikelen worden gekoppeld aan de juiste eenheden in Tribe CRM.
  8. Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van eAccounting naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grote van je administratie, kan dit enige tijd duren.

Instellingen koppeling Tribe CRM met eAccounting

4 Deactiveren en verwijderen van gegevens

Naar verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.

Verwijderen van gegevens

Als je gegevens uit Tribe verwijderd dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit eAccounting.  Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit eAccounting verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.

Deactiveren van gegevens

Wanneer je een relatie in eAccounting deactiveert wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.

Wanneer je in eAccounting een product deactiveert dan wordt deze in Tribe CRM verwerkt met de status ‘inactief’.

5 Welke data wordt gesynchroniseerd?

De volgende velden uit Tribe CRM worden gesynchroniseerd:

Let op: De velden met een * zijn verplichte velden in eAccounting. Indien je nieuwe gegevens aanmaakt in Tribe CRM zijn dit de minimale gegevens om de synchronisatie naar eAccounting te triggeren. Wanneer je deze gegevens niet hebt ingevoerd in Tribe, wordt het nieuwe record niet in eAccounting aangemaakt.

Klant:

Debiteuren in eAccounting, van het type bedrijf worden in Tribe CRM geïmporteerd als klant.

eAccounting Tribe CRM
Deb. Nr. Debiteurnummer
Debiteurnaam * Naam
E-mail Financieel e-mailadres
Website Website
Telefoon Telefoonnummer
BTW-nr. BTW nummer
KvK-nummer KVK nummer (indien KvK module is geactiveerd)
Adres Financieel adres
Afleveradres * Postadres

Leverancier:

Crediteuren in eAccounting, worden in Tribe CRM geïmporteerd als leverancier.

eAccounting Tribe CRM
Deb. Nr. Debiteurnummer
Debiteurnaam * Naam
E-mail Financieel e-mailadres
Website Website
Telefoon Telefoonnummer
IBAN IBAN
BTW-nr. BTW nummer
KvK-nummer KVK nummer (indien KvK module is geactiveerd)
Adres * Postadres

Contactpersoon:

eAccounting kent geen contactpersonen entiteit, zoals Tribe CRM deze wel kent. In eAccounting kan op de relatiekaart een naam van een contactpersoon worden toegevoegd. Dit is echter geen speciaal relatietype, maar gewoon een veld op de relatiekaart. Hierdoor is het niet mogelijk in Tribe CRM een relatie vast te leggen tussen een contactpersoon en een organisatie en worden de gegevens op de relatiekaart in eAccounting niet overgenomen uit eAccounting.

Particuliere klant:

Debiteuren in eAccounting, van het type persoon worden in Tribe CRM geïmporteerd als klant.

eAccounting Tribe CRM
Deb. Nr. Debiteurnummer
Debiteurnaam * Achternaam
E-mail adres Privé e-mail
Telefoon Privé telefoon
Mobiel Privé mobiel
Adres * Privé adres

 

Product:

eAccounting Tribe CRM
Artikel nr.* (lengte max. 40) Code
Artikelnaam* (lengte max. 50) Naam
Verkoopprijs excl. BTW Verkoopprijs
Inkoopprijs excl. BTW Inkoopprijs
Ingeschakeld Inactief
BTW groep * BTW groep
Eenheid * Eenheid

Factuur:

Zodra een factuur de status verstuurd krijgt, wordt deze automatisch als boeking gesynchroniseerd naar eAccounting. Het Tribe CRM factuurnummer wordt in principe ook in eAccounting zichtbaar bij de factuurregel.

Let op!

In eAccounting is het factuurnummer een numeriek veld. In Tribe CRM is de opmaak van het factuurnummer vrij aan te passen. Dit houdt in dat het factuurnummer in Tribe CRM ook een alfanumerieke waarde kan bevatten. Het Tribe CRM factuurnummer wordt alleen naar eAccounting gesynchroniseerd indien het een numerieke waarde bevat. In dit artikel vind je meer informatie m.b.t. aanpassen van een automatische nummering.