Met E-facturatie wordt een volledige digitale afhandeling van facturen tussen verzender en ontvanger bedoeld. De E-facturatie koppeling in Tribe CRM maakt het mogelijk om facturen te versturen via het Peppol netwerk naar de ontvanger. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de services die EasySystems aanbiedt. Daarnaast is het mogelijk bij het versturen van de factuur een E-facturatie XML te genereren zonder gebruik te maken van het Peppol netwerk.
- Hoe werkt de koppeling?
- Hoe activeer ik de koppeling?
- Hoe verstuur ik de factuur via het Peppol netwerk?
- Hoe maak ik een E-facturatie XML aan?
1 Hoe werkt de koppeling?
Bij e-facturatie wordt een factuur in een gestandaardiseerd formaat (UBL) over een gereguleerd netwerk verstuurd. UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het gaat om een XML bestand dat speciaal is uitgedacht voor facturen. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuur data van systeem A naar systeem B te sturen. De UBL factuur kan direct ingelezen worden, zónder handmatige invoering. Het is dus géén PDF bestand.
Easy Systems
Om gebruik te maken van E-facturatie dien je een betaald account te hebben bij Easy Systems. Dit is nodig omdat Easy Systems als accespoint ook alle aangesloten organisaties zal moeten valideren en de nodige gegevens moet registreren om fraude te voorkomen.
Wanneer je als organisatie bij een ander accesspoint zit aangesloten kun je geen gebruik maken van E-facturatie middels Tribe CRM. Je kunt maar bij één accesspoint aangesloten zitten, je kan eventueel wel van accesspoint wisselen.
2 Hoe activeer ik de koppeling?
Let op: Via de koppeling is het mogelijk om facturen via het Peppol netwerk te versturen, hiervoor is het noodzakelijk je gebruikersnaam en wachtwoord van Easy Systems in te voeren. Indien je geen gebruik maakt van Easy Systems, maar wel een e-facturatie XML nodig hebt, laat dan de de gebruikersnaam en wachtwoord leeg. In beide gevallen is het noodzakelijk de gegevens van de eigen organisatie in te voeren.
- Open rechts bovenaan in je scherm de marketplace.
- Ga naar de tab financieel en selecteer E-facturatie.
- Activeer de koppeling door op activeren te klikken.
- Voer je gebruikersnaam en wachtwoord van Easy Systems in.
- Voer daarna je eigen organisatie gegevens in.
- Klik op de knop activeren. De ingevulde gegevens worden gecontroleerd bij EasySystems en de koppeling geactiveerd indien deze voldoen aan de eisen.
Invoer controles
- velden met een * zijn verplicht
- BTW Nummer moet tenminste 12 karakters bevatten
- IBAN Nummer moet 18 karakters bevatten
- BICCode moet tenminste 8 karakters bevatten
- E-mailadres moet een valide e-mail adres bevatten
3 Hoe verstuur ik de factuur via het Peppol netwerk?
Maak een aan factuur zoals je gewend bent. Na activatie van de koppeling verschijnt er bij het versturen van de factuur een extra optie onder de knop factuur verzenden.
E-facturatie via Tribe CRM
Na het starten van de E-facturatie worden een aantal zaken van de ontvanger gecontroleerd:
- De factuur moet aan een klant relatie gekoppeld zijn
- Bij de klant moet een valide Kvk of OIN nummer geregistreerd staan
- Het factuuradres van de klant moet ingevoerd zijn
- Het land in het factuuradres moet op landcode Nederland of België zijn ingesteld
- De klant moet een debiteurennummer hebben
Bij het versturen zal het validering systeem van het Peppol netwerk de factuur inhoudelijk testen op bijvoorbeeld BTW percentages, totaal tellingen etc. Wanneer de validatie slaagt wordt de factuur op status verstuurd gezet in Tribe. Wanneer de validatie niet slaagt dan wordt de Peppol foutmelding getoond in Tribe. De factuur blijft op status concept staan.
E-facturering status
Na versturen van de factuur wordt de status zichtbaar in de details tab van de factuur.
4 Hoe maak ik een E-facturatie XML aan?
De stappen voor het aanmaken van een XML zonder het Peppol netwerk zijn in principe gelijk aan het voorgaande hoofdstuk. Bij het versturen heb je een extra optie voor het aanmaken van de XML.
Het XML bestand wordt bij de bijlagen aan de factuur toegevoegd. Klik op het icoon om het bestand onder de factuur te downloaden.
E-facturatie XML via Tribe CRM