e-Boekhouden koppeling met Tribe CRM

1. Welke functionaliteiten heeft de koppeling met e-Boekhouden?
2. Hoe activeer ik de koppeling?
3. Deactiveren en verwijderen van gegevens
4. Welke data wordt gesynchroniseerd?

1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met e-Boekhouden

De e-Boekhouden koppeling bestaat uit drie onderdelen

• Relatie synchronisatie
• Product synchronisatie
• Factuur synchronisatie

Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de (particuliere) klanten uit e-Boekhouden automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicatencontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit e-Boekhouden. Indien op basis van dit ID geen relatie wordt gevonden, dan wordt een extra controle uitgevoerd op basis van debiteuren/crediteuren nummer. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM. Deze controle geldt voor zowel klanten als particuliere klanten.

Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens direct bijgewerkt van Tribe naar eBoekhouden. Andersom vindt een periodieke synchronisatie plaats. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in e-Boekhouden.

Om een nieuwe klant van Tribe naar eBoekhouden te synchroniseren is een debiteurnummer bij de relatie noodzakelijk. Zonder een uniek debiteurnummer wordt de relatie niet gesynchroniseerd. Een debiteurnummer kan automatisch worden toegevoegd bij het aanmaken van een nieuwe klant in Tribe. Klik op de link voor meer informatie over het activeren van de automatische nummering in Tribe CRM.

Product synchronisatie
De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. De producten uit eBoekhouden worden periodiek naar Tribe gesynchroniseerd. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op het ID van e-Boekhouden. Andersom vindt geen synchronisatie plaats.

Factuur synchronisatie
We gaan ervan uit dat je facturen maakt en verstuurt vanuit Tribe CRM. Als een factuur de status Verstuurd heeft in Tribe CRM, wordt deze direct als open post gesynchroniseerd naar e-Boekhouden. De betaling in eBoekhouden wordt periodiek verwerkt in Tribe CRM.

3 Hoe kan ik de koppeling activeren?

1. Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace
2. Ga naar de tab Financieel en selecteer e-Boekhouden
3. Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken
4. Voer je gebruikersnaam en beveiligingscodes in en klik op inloggen.
5. De configuratie wordt opgehaald. Koppel daarna de juiste grootboekrekeningen en BTW groepen. (De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes en grootboekrekeningen van e-Boekhouden worden gekoppeld. Klik daarna op de knop Koppeling activeren en initiële import starten.
6. Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van e-Boekhouden naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grootte van je administratie, kan dit enige tijd duren.

4 Deactiveren en verwijderen van gegevens

Naar verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.

Verwijderen van gegevens

Als je gegevens uit Tribe verwijderd, dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit e-Boekhouden.  Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit e-Boekhouden verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.

Deactiveren van gegevens

Wanneer je een relatie in e-Boekhouden inactief maakt wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.

Wanneer je in e-Boekhouden een product deactiveert dan wordt deze in Tribe CRM verwerkt met de status ‘inactief’. Deze actie wordt vrijwel direct bijgewerkt in e-Boekhouden.

6 Welke data wordt gesynchroniseerd?

De volgende velden uit Tribe CRM worden gesynchroniseerd:

Organisatie:

Particulier:

Producten:

Factuur: