Maak je gebruik van Twinfield voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en Twinfield je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in Twinfield.
- Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Twinfield?
- Ik werk met verkooporders in Twinfield, wat betekent dit voor de koppeling?
- Hoe activeer ik de koppeling?
- Deactiveren en verwijderen van gegevens
- Welke data wordt gesynchroniseerd?
1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Twinfield
De Twinfield koppeling bestaat uit drie onderdelen
- Relatie synchronisatie
- Product synchronisatie
- Factuur synchronisatie
Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de klanten en leveranciers uit Twinfield automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicaten controle uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit Twinfield. Indien deze niet wordt gevonden wordt er een extra controle uitgevoerd op debiteuren of crediteuren nummer. Indien op basis daarvan geen relatie wordt gevonden, dan vindt er een controle plaats op de volgende velden; organisatienaam, postcode, huisnummer en toevoeging. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Zowel van Tribe CRM naar Twinfield, als andersom. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in Twinfield .
Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe CRM altijd een debiteur- of crediteurnummer. Wanneer je gebruik maakt van Twinfield koppeling, wordt dit nummer overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door Twinfield wordt toegekend.
Let op: standaard worden alleen klanten gesynchroniseerd tussen Twinfield en Tribe CRM. In hoofdstuk 3 beschrijven we hoe je ook andere relatietypen kan synchroniseren.
Product synchronisatie
De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. Net als de relaties worden ook de producten via een twee-weg synchronisatie in beide applicaties gelijk aan elkaar gehouden. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op het ID van Twinfield.
Factuur synchronisatie
We gaan ervan uit dat je facturen maakt en verstuurt vanuit Tribe CRM. Als een factuur de status Verstuurd heeft in Tribe CRM en nog geen extern connector ID, wordt deze automatisch als verkoopboeking gesynchroniseerd naar Twinfield. We zorgen ervoor dat je alle actuele informatie compleet hebt, door ook het factuurdocument bij de boeking in Twinfield toe te voegen. Op deze manier heb je een openstaande post in Twinfield staan die wacht op betaling. Na betaling kun je de status van de factuur aanpassen in Tribe CRM of in Twinfield. In beide gevallen zal automatisch de status worden bijgewerkt.
2 Ik werk met verkooporders in Twinfield, wat betekent dit voor de koppeling?
Verkooporders in plaats van facturen
In Tribe CRM maken je standaard gebruik van facturen. Om de synchronisatie met de verkooporders in Twinfield tot stand te brengen is het noodzakelijk in Tribe CRM de activiteit ‘Verkooporder’ te activeren.
- Open de configuratie
- Navigeer naar de activiteiten
- Deactiveer de activiteit factuur door het schuifje uit te zetten
- Activeer de activiteit verkooporder door het schuifje aan te zetten
Je zult zien dat de verschillende factuur knoppen in de applicatie nu zijn vervangen voor de Verkooporder knop. Wanneer een verkooporder in Tribe CRM de status ‘gekoppeld’ heeft wordt deze als verkooporder gesynchroniseerd naar Twinfield. Daarnaast wordt het verkooporderdocument ook toegevoegd in Twinfield.
3 Hoe kan ik de koppeling activeren?
Tip: Voordat je de koppeling in praktijk in gebruik gaat nemen, kan je deze eerst testen door een test administratie aan te maken in Twinfield. Deze kan je daarna koppelen aan je Tribe CRM (Test) account.
Let op! Staan er al gegevens in je financiële administratie én in je Tribe omgeving? Controleer dan eerst of de juiste debiteur- en crediteur nummers zijn ingevoerd bij de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit om dubbelingen te voorkomen n.a.v. de initiële import.
- Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace.
- Ga naar de tab Financieel en selecteer Twinfield.
- Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken.
- Vul in het pop-up scherm de gebruikersnaam en wachtwoord in van de Twinfield omgeving die gekoppeld moet worden.
- Open het tabblad Relaties. Standaard worden de relaties uit Twinfield als klant geïmporteerd in Tribe en worden uit Tribe alleen klanten geëxporteerd naar Twinfield.
- Klik op de + knop indien ook andere relatietypen uit Tribe moeten worden geëxporteerd naar Twinfield. Deze relaties worden als debiteur naar Twinfield doorgezet.
- Open het tabblad BTW groepen en koppel de juiste BTW groepen. (De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes in Twinfield worden gekoppeld. Welke BTW codes gekoppeld moeten worden is afhankelijk van het land van het bezoekadres van je eigen organisatie.).
- Open het tabblad Grootboekrekening en koppel de juiste grootboekrekeningen.
- Open het tabblad Overige instellingen. Activeer het schuifje leveranciers synchroniseren indien de leveranciers in Twinfield, als leverancier moeten worden geïmporteerd in Tribe.
- Selecteer bij te koppelen factuur e-mailadres welke mailadres uit Twinfield moet worden overgenomen als financieel mailadres in Tribe. Dit kan het e-mail adres zijn dat in Twinfield bij het factuuradres van de relaties staat ingevoerd. De andere mogelijkheid is het e-mail adres uit de factuur instellingen bij de relatie. Twinfield staat hier meerdere e-mailadressen toe, in Tribe is dit één mailadres. Wanneer je voor deze instelling kies, zal altijd het eerste mailadres uit Twinfield worden gesynchroniseerd.
- Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van Twinfield naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grootte van je administratie, kan dit enige tijd duren.
