Vaak is het wenselijk gegevens te nummeren, zoals een relatienummer of een debiteurnummer. In de ideale situatie wil je het toekennen van een nummer automatiseren. Dit kan in Tribe CRM met de autonummering functie. In dit artikel lees je hier meer over.
- Bij welke gegevens kan ik autonummering activeren?
- Hoe stel ik de autonummering in?
1 Bij welke gegevens kan ik autonummering activeren?
Autonummering kun je toepassen bij activiteiten en relaties. De opbouw van een nummer is voor iedere organisatie persoonlijk. Jij beslist dus zelf hoe je het nummer opbouwt. Verder beslis je per activiteit- of relatietype hoe de nummeropbouw eruit moet komen te zien.
Iedere activiteit in Tribe CRM heeft standaard een nummer veld. Voor de meeste activiteiten wordt het nummer automatisch aangemaakt. Het default nummer bestaat meestal uit het jaartal + een volgnummer, of het jaartal + de maand + een volgnummer.
Bij relaties heb je de mogelijkheid om de automatische nummering in te stellen op de velden Nummer en Debiteurnummer. Beide nummeringen staan niet standaard aan in Tribe CRM, maar zijn éénmalig in te stellen door de beheerder.
2 Hoe stel ik de autonummering in?
Wanneer je beheerdersrechten hebt, kun je de autonummering aanpassen in de configuratie. Volg onderstaande stappen om bijvoorbeeld het factuurnummer aan te passen:
- Klik op configuratie.
- Navigeer daarna naar activiteiten.
- Open de activiteit factuur.
- Klik op het tabblad velden.
- Zoek in de lijst het nummer veld op en klik op de blauwe knop autonummering.
- Voeg elementen toe door op de knop onderdeel toevoegen te klikken.
- Sla je nummerdefinitie op.
Voor de opbouw van een nummer kun je gebruik maken van een aantal verschillende elementen. De verschillende nummer elementen zijn:
- Volgnummer
- Tekst – zo kun je een letter of bijzonder karakter toevoegen aan het nummer
- Dag [DD]
- Jaar [YY]
- Jaar [YYYY]
- Maand [MM]
- Veld – zo kun je de waarde uit een veld ophalen om dit onderdeel te laten maken van nummer. Bijvoorbeeld de initialen van een medewerker.
Nummerlengte & startnummer + opvolgend startnummer
Voer de lengte (aantal cijfers) van het volgnummer in en beslis je het startnummer van het volgnummer. Het factuurnummer bouwen we bijvoorbeeld op met het jaartal + 5 cijfers, dit geeft als resultaat 2021-00001. Mocht je echter dit jaar al factuurnummers in een ander systeem dan Tribe CRM hebben aangemaakt, dan kun je het startnummer laten beginnen met het laatste factuurnummer uit je andere administratie, bijvoorbeeld 2021-00045.
Met het opvolgende startnummer beslis je het begincijfer van het nummer wanneer een nieuwe periode aanbreekt. In ons voorbeeld van het factuurnummer willen we op 1 januari van het volgende jaar dat het factuurnummer automatisch weer met 1 begint. Daarom geven we als opvolgend startnummer de waarde 1 in.