E-mail & agenda | 24 januari 2023
klanten beheren

Hoe maak ik een herhalende afspraak aan?

Het komt geregeld voor dat eenzelfde soort afspraak zich herhaalt over meerdere, dagen, weken of maanden. Binnen Outlook en Google calendar maak je dan gebruik van een herhalende afspraak. Deze functionaliteit is nu ook in de Tribe agenda beschikbaar. De herhalende afspraken uit Tribe worden automatisch gesynchroniseerd naar je Outlook agenda of je Google Calendar. Je kunt ook herhalende afspraken direct in je externe agenda maken, deze synchroniseren automatisch naar Tribe CRM.

  1. Hoe maak ik een herhalende afspraak in Tribe CRM?
  2. Hoe maak ik een herhalende afspraak in een externe agenda?
  3. Een aantal spelregels rondom herhalende afspraken.

1. Hoe maak ik een herhalende afspraak in Tribe CRM?

Ben je nog niet bekend met de agenda koppeling met Outlook of Google? Lees dan eerst de volgende artikelen:

  • Hoe koppel ik mijn Outlook agenda (Microsoft Exchange)?
  • Hoe koppel ik mijn Outlook agenda (Microsoft 365)?
  • Hoe koppel ik mijn Google agenda (calendar) aan Tribe CRM?

Let op! Onderstaande is van toepassing voor alle activaties van voor 2 september 2022. Het is noodzakelijk een reeds geactiveerde koppeling opnieuw te activeren om ook de bestaande herhalende afspraken uit de agenda op te halen.

  1. Maak een afspraak aan in Tribe zoals je gewend bent, bijvoorbeeld via de agenda widget op je werkplek.
  2. Voer de juiste gegevens in.
  3. Activeer het schuifje is terugkerend.
  4. Selecteer het type herhaling, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks.
  5. Voer je de vervolg velden in afhankelijk van het type herhaling, zoals einddatum of het aantal herhalingen.
  6. Sla de herhalende afspraak op.

Herhalende afspraken – Tribe CRM​​​

Dagelijks: deze optie gebruik je om elke dag of elke x-aantal dagen een afspraak in te plannen. Het einde van de herhaling vindt plaats na een x-aantal herhalingen, een specifieke datum of er is geen einde.

Wekelijks: deze optie gebruik je om een vergadering te maken die elke x-aantal weken op een specifieke dag of dagen wordt georganiseerd Wanneer je bijvoorbeeld een afspraak maakt die tweewekelijks op maandag plaatsvindt. Het einde van de herhaling vindt plaats na een aantal herhalingen, een specifieke datum of er is geen einde.

Maandelijks: deze optie gebruik je om een afspraak te maken die op een specifieke datum van elke maand of om de x- aantal maanden wordt gehouden. Zoals ‘iedere maand op de 15e van elke 2 maanden’. Daarnaast kun je ook opties selecteren, zoals de eerste woensdag van elke maand of de laatste maandag van elke drie maanden. Het einde van de herhaling vindt plaats na een x-aantal herhalingen, een specifieke datum of er is geen einde.

Jaarlijks: deze optie gebruik je om een afspraak te plannen die elk jaar op een bepaalde dag plaatsvindt (bijvoorbeeld een verjaardag) of op een specifieke dag van een maand, bijvoorbeeld de derde dinsdag van september. Het einde van de herhaling vindt plaats na een x-aantal herhalingen, een specifieke datum of er is geen einde.

Let op: In Tribe CRM is het alleen mogelijk een afspraak te herhalen, dit is niet mogelijk voor een taak.

2. Hoe maak ik een herhalende afspraak in een externe agenda?

Wanneer je een herhalende afspraak in Outlook of Google maakt, wordt deze automatisch in je Tribe agenda ingepland. De koppeling met Google zorgt ervoor dat deze vrijwel direct in Tribe zichtbaar is. Met Microsoft Exchange kan het tot enige minuten duren voordat de afspraken zichtbaar zijn in Tribe CRM.

3. Een aantal spelregels rondom herhalende afspraken.

Er zijn een aantal ‘spelregels’ waar je rekening mee moet houden tijdens het aanmaken/wijzigen van herhalende afspraken in Tribe CRM of de externe agenda. Deze spelregels kunnen verschillen afhankelijk of je gebruik maakt van Outlook of Google. De oorzaak hiervoor ligt in het koppelplatform dat beide partijen bieden.

Houdt daarom rekening met onderstaande punten:

  1. Het is niet toegestaan de eerste afspraak in een herhaling na de vervolgafspraken te slepen in Tribe.
  2. Het niet toegestaan een tussentijdse of laatste afspraak vóór de eerste afspraak te slepen in Tribe.
  3. Het is in Tribe niet mogelijk een tussentijdse herhalende afspraak te verwijderen. Verwijderen dient via Google of Outlook te gebeuren, hiermee wordt ook de afspraak in Tribe verwijderd.
  4. Wanneer je met Outlook werkt dan is het mogelijk om in Tribe een tussentijdse afspraak te wijzigen door te slepen in de agenda naar een andere datum of tijd. Wanneer je met Google Calendar werkt dan moet een tussentijdse afspraak in Google worden aangepast, binnen Tribe zal een melding worden gegegeven indien de gebruiker deze actie toch zal proberen.