Projectmanagement | 14 september 2021
klanten beheren

Hoe werkt de projectenmodule?

Introductie

Door alle elementen van een project vast te leggen, houd je overzicht op je projecten. Het project bevat alle belangrijke informatie om je project bij te houden en succesvol af te ronden. Denk daarbij aan:

  1. Het project onderverdelen in mijlpalen met overzichten per mijlpaal.
  2. De vastlegging van alle contactmomenten en notities gedurende het project.
  3. Het inzichtelijk maken van de gespendeerde uren en de resterende uren in een budget.
  4. Het inzichtelijk maken van de gemaakte externe kosten.
  5. Het toevoegen van een projectteam met projectleden die zowel intern als extern kunnen zijn.
  6. Factureren vanuit het project.
  7. Handige dashboards en planners.

In dit artikel leggen we je in een paar stappen het dagelijks gebruik van de projectenmodule uit.

  1. Hoe maak ik een project aan?
  2. Het project scherm
  3. Hoe maak ik mijlpalen aan?
  4. Hoe beheer ik een project?
  5. Hoe voeg ik uren toe aan een project?
  6. Hoe voeg ik externe kosten toe aan een project?
  7. Factureren vanuit een project.
  8. Werkbonnen toevoegen aan een project.
  9. Een mijlpaal of een project voltooien.

1 Hoe maak ik een project aan?

  1. Klik rechtsboven in de blauwe balk op de + Knop
  2. Klik op Project. Voer het onderwerp, de relatie en de belangrijkste gegevens van het project in. Staat de relatie nog niet in CRM, dan kun je deze direct aanmaken. Klik op opslaan en openen om verdere detailgegevens van het project aan te vullen. Het is ook mogelijk een project direct vanuit de relatie aan te maken. Open hiervoor de relatie en klik in de werkbalk op + Project.

Een project aanmaken in Tribe CRM

Wist je dat?

Je ook een project kan starten vanuit een gewonnen verkoopkans? Zodra de verkoopkans de status gewonnen krijgt, is de knop +Project beschikbaar. Met het klikken op deze knop wordt het project aangemaakt en alle belangrijke gegevens van de verkoopkans overgenomen in het project.

2 Het project scherm

Het project scherm geeft een volledig overzicht van de status van je project, verbruikt budget, gefactureerd, tijd gespendeerd en de winst.

  1. Onderwerp: Het onderwerp van het project wordt weergegeven in de bovenste balk van het project en is aan te passen onder Details.
  2. Projectoverzicht:  met het klikken op Projectoverzicht wordt het dashboard van het hele project weergegeven.
  3. Budget verbruikt: In de Details van het project kan een Budget ingegeven worden, in het dashboard Budget verbruikt zie je hoeveel van dit budget verbruikt is. Wanneer je op de tegel klikt, worden er verdere details weergegeven:

Details budget verbruikt in Tribe CRM

  1. Gefactureerd: Het totaal van de reeds gefactureerde facturen. Klik op de tegel voor meer details.
  2. Tijd gespendeerd: In de Details van het project kan een Urenbudget ingegeven worden, in het dashboard Tijd gespendeerd zie je hoeveel van dit budget verbruikt is. Klik op de tegel voor meer details.
  3. Winst: Het totaal van Te factureren en Facturen min de Externe kosten. Klik op de tegel voor meer details.
  4. Startdatum: Geef hier de datum in waarop het project start.
  5. Einddatum: Geschatte einddatum van het project.
  6. Fase: In behandeling, voltooid of vervallen: De huidige fase van het project. Standaard zijn dit de beschikbare fases. Deze kunnen aangepast worden in de configuratie.
  7. Eigenaar: Hier kun je de medewerker selecteren die eigenaar is van het project.
  8. Nummer: Elk project krijgt een nummer toegewezen voor makkelijke referentie.
  9. Projectleden: Overzicht van de medewerkers die betrokken zijn bij het project. Klik op de +Knop om projectleden toe te voegen.
  10. Betrokkenen: Overzicht van externe betrokkenen bij het project. Klik op de +Knop om een relatie toe te voegen.
  11. Mijlpaal: Per project kunnen er mijlpalen bepaald worden. Elke mijlpaal heeft zijn eigen budgetten, start- en eindfase. Elke mijlpaal heeft zijn eigen dashboard. Klik op het tabje van de mijlpaal om deze overzichten te zien.
  12. Activiteiten, Uren, Externe kosten, Te factureren, Facturen: Overzicht deze elementen van het gehele project. Bij het selecteren van een mijlpaal, worden alleen de elementen binnen de geselecteerde mijlpaal weergegeven.
  13. Planner: Overzicht van voltooide en geplande activiteiten van het project.

Het projectscherm in Tribe CRM

Wist je dat?

In het artikel Wat zie ik op mijn scherm? vind je meer algemene informatie over de opbouw van het activiteitformulier.

3 Hoe maak ik mijlpalen aan?

Een mijlpaal is een fase binnen het project. Een mijlpaal heeft zijn eigen start- en einddatum en budgetten. Elke mijlpaal heeft zijn eigen overzichten.

  1. Selecteer het project en klik op +Mijlpaal, geef de Details in en klik op Opslaan of Opslaan en openen indien je nog verder wilt werken aan de mijlpaal. In het Details scherm van de mijlpaal kun je een start- en een einddatum , een urenbudget en een budget ingeven.

Een mijlpaal aanmaken in een project in Tribe CRM

4 Hoe beheer ik een project?

Alle activiteiten, uren, externe kosten en facturen boek je direct op een project om zo een volledig overzicht te hebben en te houden. Bij gebruik van mijlpalen is het handig eerst de betreffende mijlpaal te kiezen zodat het betreffende element direct op deze mijlpaal geboekt wordt:

  1. Activiteiten: Selecteer de mijlpaal en klik op de tab Activiteiten. Onder deze tab kun je alle communicatie en afspraken rondom jouw project vastleggen zoals notities, taken en afspraken. Je kunt e-mails versturen en documenten toevoegen.
  2. Uren:  In het tab Uren (hyperlink toevoegen) kan je uren boeken op het project. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Te verwerken uren die nog gefactureerd of verwerkt moeten worden en uren Verwerkt voor uren die al gefactureerd of verwerkt zijn.
  3. Externe kosten: Hier kunnen externe kosten geboekt worden zoals bijvoorbeeld de huur van materialen. Alle kosten die hier geboekt worden van de Winst afgetrokken.
  4. Te factureren: Alle geboekte uren kunnen verplaatst worden naar Te factureren in afwachting van de uiteindelijke factuur. Tevens kunnen hier productregels toegevoegd worden die nog gefactureerd moeten worden.
  5. Facturen: Hier vind je een overzicht van alle facturen per fase: concept, verstuurd of herinnering. Bij het selecteren van de regel worden de details van de factuur getoond. Eventuele conceptfacturen kunnen vanuit dit scherm verstuurd worden.
  6. Planner: De planner geeft je een overzicht per dag, week of maand van de voltooide en geplande activiteiten van het betreffende project. Met het klikken op de planner kan je direct een afspraak, taak, werkbon of urenregistratie toevoegen aan het project.

Een project beheren in Tribe CRM

De projectplanner in Tribe CRM

​Wist je dat?

Je meer informatie over het gebruik van taken en afspraken kunt vinden in het artikel: Hoe volg ik taken en afspraken op?

5 Hoe voeg ik uren toe aan een project?

Uren kun je registreren het gehele project of op een specifieke mijlpaal. De ingevoerde uren worden direct weergegeven in de tegel Tijd gespendeerd.

  1. Open het project en selecteer eventueel een mijlpaal. klik op de tab Uren.
  2. Klik op +Urenregistratie
  3. Selecteer de Uursoort, medewerker, datum en duratie.
  4. Indien de geregistreerde uren declarabel zijn, schuif dan het schuifje naar rechts.

Uren toevoegen aan een project in Tribe CRM

Wist je dat?

Er in het artikel Hoe werkt de urenregistratiemodule? de mogelijkheden van de urenregistratiemodule uitgebreid beschreven worden?

6 Hoe voeg ik externe kosten toe aan een project?

Het kan zijn dat er externe kosten gemaakt worden ten behoeve van een project. Deze kunnen gekoppeld worden aan een project. Het ingevoerde bedrag wordt afgetrokken van de winst (3).

  1. Open het project en selecteer eventueel een mijlpaal. klik op de tab Externe kosten.
  2. Klik op +Externe kosten
  3. Geef een omschrijving, bedrag en de BTW code in.

Externe kosten toevoegen aan een project in Tribe CRM

7 Factureren vanuit een project

De geboekte uren kunnen direct gefactureerd worden vanuit het project. Naast de uren kunnen ook productregels toegevoegd worden die aan de factuur toegevoegd kunnen worden.

Productregels toevoegen aan een project

  1. Open het project en selecteer eventueel een mijlpaal. klik op de tab Te factureren.
  2. Klik op +Product.
  3. Selecteer een product en geeft het aantal in.

Factureren vanuit een project in Tribe CRM

Uren verwerken

Nadat uren zijn geregistreerd, dienen deze nog verwerkt te worden. Ook uren die niet gedeclareerd worden dienen eerst nagekeken te worden door de verantwoordelijke van de entiteit, bijvoorbeeld de project manager. Om uren te kunnen verwerken, open je de tab Uren.

Hier worden de Lopende uren weergegeven (voor het geval een tijdregistratie via de timer getart is), Te verwerken uren en Verwerkte uren. Bij Te verwerken uren kunnen de volgende keuzes gemaakt worden:

  1. +Urenregistratie: Geef hier kunnen de gemaakt uren in die achteraf ingevoerd moeten worden
  2. Zonder facturatie: Uren verwerken die niet declarabel zijn. Hierbij worden ze verplaatst naar de tab Verwerkt
  3. Naar te factureren: Dit is een tijdelijke verzamelplaats van urenregistraties en productregels. Zet hier de uren neer die wel wilt factureren, maar nog niet op de factuur wilt zetten. In een later stadium kun je de uren in één keer factureren.
  4. Naar nieuwe factuur: Direct een nieuwe factuur maken van de geselecteerde regels
  5. Naar bestaande conceptfactuur: Kies deze optie indien er al een conceptfactuur klaar staat waar deze uren aan toegevoegd moeten worden.

Productregels en uren factureren

Zodra je toe bent gekomen aan het factureren van de gemaakte uren en productregels open je het project en de tab Te factureren.

  1. Vink de regels aan die je wilt factureren en selecteer Factuur x regels, geef de details in en klik op Opslaan en openen.

Productregels en uren facturen in een project in Tribe CRM

  1. Er wordt direct een voorbeeld getoond van de factuur. Klik op Versturen om de factuur te versturen.

Een factuur vanuit een project versturen in Tribe CRM

Wist je dat?

In het artikel Hoe maak en verzend ik een factuur? de mogelijkheden van de facturatiemodule uitgebreid beschreven worden?

8 Werkbonnen toevoegen aan een project

Gedurende een project kan het zijn dat medewerkers op locatie gaan om producten en/of diensten te leveren. Een werkbon is dan wenselijk zodat de klant kan bevestigen dat het product of de dienst inderdaad geleverd is.

  1. Een werkbon maak je eenvoudig aan door in het hoofdscherm van het project op +Werkbon te klikken.
  2. Geef de details in en selecteer een sjabloon.
  3. Klik op Opslaan  of Opslaan en openen indien je verder wilt werken aan de werkbon.

Een werkbon toevoegen aan een project in Tribe CRM

Wist je dat?

Je meer informatie over werkbonnen kunt vinden in het artikel Hoe kun je werken met de werkbonnen module?

9 Een mijlpaal of project voltooien

Gedurende het verloop van het project kun je de mijlpalen voltooien indien deze afgerond zijn. Dit geeft goed de voortgang in een project weer en iedere medewerker kan meteen zien welke mijlpalen afgerond zijn en welke nog lopen.

Een mijlpaal voltooien

Super! Je hebt een mijlpaal voltooid en nu wil je dit graag nog verwerken zodat dit ook duidelijk zichtbaar is in een project. Klik hier voor op de tab van de mijlpaal (1) en schuif het Voltooid schuifje naar rechts (2) . De mijlpaalbalk van het project wordt groen en de volgende fase wordt blauw (3).

Een mijlpaal voltooien in Tribe CRM

Een project voltooien

Alle mijlpalen zijn voltooid, alle facturen zijn verstuurd en het project is klaar! Nu kun je dit ook nog officieel verwerken in Tribe CRM zodat iedereen weet dat het project is afgerond. Open daarvoor het project en klik op Voltooid of het vinkje aan het einde van de mijlpaal balk (1).

Een project wat is komen te vervallen kun je afsluiten door op Vervallen te klikken (2).

Een project voltooien in Tribe CRM