Hoe werk ik met de werkbonnenmodule?

1. Hoe maak ik werkbonnen aan?
2. Het werkbon scherm.
3. Hoe kan ik fases aanpassen en aanmaken?
4. Hoe kan ik uren toevoegen aan een werkbon?
5. Hoe kan ik uren verwerken op een werkbon?
6. Hoe kan ik producten toevoegen aan een werkbon?
7. Hoe kan ik een werkbon gereed melden?
8. Hoe kan ik een werkbon versturen en laten accorderen?
9. Hoe kan ik een werkbon factureren en afsluiten?

1 Hoe kan ik werkbonnen aanmaken?

Werkbonnen kun je aanmaken vanuit gewonnen verkoopkansen, projecten, direct op een relatie of in de planningswidget. Voor zowel de gewonnen verkoopkans als projecten geldt dat de knop +Werkbon rechts bovenin beschikbaar is.

+Werkbon vanuit het project

Een werkbon aanmaken vanuit een gewonnen verkoopkans in Tribe CRM

+Werkbon vanaf een relatie

Open een relatie en klik in de werkbalk op de knop +Meer en selecteer Werkbon.

Een werkbon aanmaken vanaf een relatie in Tribe CRM

Een werkbon maken via  de planningswidget

1. Open het Dashboard Werkbonnen.
2. Selecteer een datum en een tijd.
3. Selecteer Werkbon in het volgende scherm.

Een werkbon aanmaken via de planningswidget in Tribe CRM

4. Geef het onderwerp van de werkbon in.
5. Selecteer het sjabloon van de werkbon.
6. Klik op Opslaan of Opslaan en openen indien je nog verder wilt werken aan de werkbon.

Een werkbon aanmaken in Tribe CRM

2 Het werkbon scherm

Het werkbon scherm geeft een volledig overzicht van je werkbon, de geboekte uren en producten, de verwerkte uren, facturen, openstaande taken en afspraken, e-mails en andere notities.

1. Onderwerp: Geef hier het onderwerp van de werkbon in. Dit onderwerp wordt bovenin de werkbon getoond en hier kan ook op gezocht worden.
2. Startdatum: De startdatum- en tijd kan hier ingevuld worden.
3. Einddatum: Geef de einddatum- en tijd in. Zodra de start- en einddatum zijn ingevuld, veranderd de fase van de werkbon van Concept naar Gepland.
4. Fase: Concept, gepland, in uitvoering, gereed, verstuurd, getekend en afgesloten: De fase van de werkbon wordt links in het Details scherm weergegeven, maar ook bovenin de werkbon. De fases veranderen automatisch bij de volgende acties:

• Invoeren datum en tijd: Fase Gepland.
• Ingeven van uren en producten: Fase in Uitvoering.
• Gereed melden: Fase Gereed.
• Versturen van de werkbon: Fase Verstuurd.
• Digitaal ondertekenen van de werkbon: Fase Getekend.
• Afsluiten van de werkbon: Fase Afgesloten.
• Het is mogelijk de fases aan te passen. Dit wordt in het volgende onderdeel uitgelegd.

5. Medewerker: De medewerker die de werkbon aanmaakt wordt automatisch ingevuld. Dit kan aangepast worden.
6. Sjabloon: Het Sjabloon is de basis voor het werkbon document. Dit is een verplicht veld. Standaard zijn er twee sjablonen aanwezig. Deze kunnen aangepast worden naar de eigen huisstijl.
7. Nummer: Geef hier je eigen nummer in of laat Tribe CRM het nummer automatisch aanmaken.
8. Geavanceerd: Onder geavanceerd worden de PDF bestanden automatisch getoond. In het bovenste blok het verstuurde document en onderin het getekende document. Mocht je een geprinte werkbon hebben laten tekenen, dan kan je hier het gescande document uploaden.
9. Timers: Zodra de werkbon is aangemaakt, zijn de timers per uur soort hier beschikbaar. Medewerkers kunnen bij aankomst de timer starten en bij weggaan de timer stoppen. De urenregistratie wordt dan automatisch toegevoegd aan de werkbon. Zodra de werkbon Gereed gemeld is, verdwijnen de timers en worden hier Werkbon versturen ter info, Digitaal ondertekenen en Factureren getoond.

Het werkbonscherm in Tribe CRM

3 Hoe kun je fases aanpassen en aanmaken?

Door de fases aan te passen, kun je Tribe aanpassen aan hoe het werkbon proces werkt in jouw organisatie. De fases kan je aanpassen in de configuratie van de activiteiten:

1. Klik op Configuratie.
2. Ga naar Activiteiten.
3. Klik op Werkbon.

Fases aanpassen in Tribe CRM

4. Klik op de tab Fasen. Klik op +Toevoegen indien je een fase wilt toevoegen. Klik op een bestaande fase om deze aan te passen. Schuif Is standaardwaarde naar rechts indien je wilt dat elke werkbon deze fase heeft.
5. Door op de 6 puntjes te klikken kun je de fase verslepen naar een andere volgorde.

Fases aanpassen in Tribe CRM

4 Hoe kan ik uren toevoegen aan een werkbon?

Nadat de werkbon is aangemaakt, kunnen er uren toegevoegd worden aan de werkbon. Dat kan handmatig achteraf of via de timer.

Uren toevoegen aan de werkbon via de timer

1. Open de werkbon.
2. Klik op de uursoort timer die je wilt starten. De timer start meteen.

Uren toevoegen via de timer in Tribe CRM

3. Zolang de timer loopt is deze zichtbaar in de blauwe balk en onder de tab Uren onder Lopend.
4. Klik op Stoppen met Uursoort of op de wekker met de streep erop om de timer te stoppen.

De timer stoppen in Tribe CRM

5. De urenregistratie wordt met het stoppen van de timer automatisch opgeslagen onder de werkbon onder Te verwerken.
6. Indien de uren declarabel zijn, schuif dan Declarabel naar rechts.

Opslaan van een urenregistratie via de timer in Tribe CRM

Achteraf uren toevoegen aan een werkbon

1. Open de werkbon en klik op de tab Uren.
2. Klik op +Urenregistratie.

Achteraf uren toevoegen aan een werkbon via Tribe CRM

5 Hoe kan ik uren verwerken op een werkbon?

Nadat de uren uitgevoerd zijn moeten deze verwerkt worden zodat deze getoond kunnen worden op de werkbon. Verwerken betekent dat de uren definitief zijn en niet meer gewijzigd kunnen worden. Je kunt ervoor kiezen om te verwerken Zonder facturatie of om de uren te verplaatsen Naar te factureren.

1. Open de werkbon en klik op de tab Uren.
2. Vink de uren aan die je wilt verwerken en klik op Zonder facturatie of Naar te factureren.

Uren verwerken op een werkbon in Tribe CRM

6 Hoe kan ik producten toevoegen aan een werkbon?

Indien er producten geleverd worden tijdens het bezoek, kunnen deze toegevoegd worden aan de werkbon.

1. Open daarvoor de werkbon en klik op het tab Producten.
2. Klik op +Product en geef de details in.
3. Verwerk de producten naar een nieuwe of bestaande concept factuur indien noodzakelijk.

Productregels toevoegen aan een werkbon in Tribe CRM

7 Hoe kan ik een werkbon gereed melden?

Zodra het bezoek beëindigd is, kan de werkbon op gereed gezet worden. Nadat de werkbon gereed is gezet, kan deze verder verwerkt worden.

1. Open de werkbon en klik op Gereed melden.

Een werkbon gereed melden in Tribe CRM

8 Hoe kan ik een werkbon versturen en laten accorderen?

Nadat de werkbon op gereed is gezet, kan deze verder verwerkt worden. Ook is het mogelijk dat de werkbon alleen ter info wordt gestuurd naar de klant. Kies in dat geval voor Werkbon versturen ter info (1). De klant krijgt dan een e-mail met de werkbon als PDF in de bijlage. Het is ook mogelijk om de werkbon Digitaal te laten ondertekenen (2).

Een werkbon versturen in Tribe CRM

Indien de werkbon goedgekeurd moet worden door de klant, dan zijn er een aantal opties om deze goed te laten keuren:

Direct: De werkbon wordt direct getoond in een webbrowser en kan meteen geaccordeerd worden. Dit is handig indien de monteur de werkbon direct digitaal wil laten ondertekenen (3) aan het einde van het bezoek.

Een werkbon accorderen in de webbrowser in Tribe CRM

Een werkbon accorderen in de webbrowser in Tribe CRM

Via e-mail: De werkbon wordt verstuurd als PDF en tevens staat er een link in de begeleidende e-mail waarmee de werkbon in een webbrowser geopend en ondertekend kan worden (zoals hierboven weergegeven).

Een werkbon e-mail in Tribe CRM

Via Link: Indien je kiest voor deze optie, wordt er een URL naar het klembord gekopieerd. Deze kan verwerkt worden in een e-mail of andere communicatie. Deze link opent ook de werkbon in een webbrowser waar deze geaccordeerd kan worden.

De werkbonfase veranderd naar getekend in Tribe CRM

9 Hoe kan ik een werkbon factureren en afsluiten?

Een werkbon factureren

Nadat de werkbon is getekend kan de werkbon gefactureerd worden. Open daarvoor de werkbon en klik op Factureren.

Een werkbon factureren in Tribe CRM

Geef de details in en klik op Opslaan en openen:

Een werkbon factureren in Tribe CRM

De factuur wordt nu getoond en kan direct verstuurd worden:

Een werkbonfactuur versturen in Tribe CRM

Een werkbon afsluiten

Zodra een werkbon gereed is, kan deze afgesloten worden. Dit zorgt ervoor dat het voor iedereen helder is dat er niet meer geboekt kan worden op deze werkbon en dat de werkbon afgesloten is. Open de werkbon en klik op Afsluiten.

Een werkbon afsluiten in Tribe CRM