Introductie:
Ben jij project planner? Dan ken jij als geen ander de noodzaak van een duidelijke capaciteitsplanning of resourceplanning om je projecten te stroomlijnen. De Tribe CRM bezetting planner geeft je direct inzicht in de beschikbare capaciteit binnen je organisatie. De bezetting wordt in één opslag, per week, duidelijk doordat het het aantal gealloceerde uren per medewerker wordt weggezet tegen het aantal werkbare uren. Zo weet je direct hoeveel ruimte er nog is voor nieuwe opdrachten en of er drukke perioden in het verschiet liggen.
1. Met welke instellingen moet ik rekening houden?
Om het maximale profijt uit de bezetting planner te halen zijn er een aantal instellingen om rekening mee te houden.
Aantal werkbare uren
Om de juiste calculatie te kunnen maken van de nog te besteden uren per medewerker, is het noodzakelijk bij de medewerkers het aantal werkbare uren vast te leggen. Dit doe je direct op de medewerkerskaart.
Vaardigheden
Bij het plannen van de projectbezetting heb je de mogelijkheid te filteren op de specialismen van de medewerker. Deze leg je vast in het veld vaardigheden bij de medewerker. Nieuwe waarden in de keuzelijst kunnen direct worden aangemaakt d.m.v. de + knop in de lijst. Of deze kunnen worden ingevoerd via configuratie > keuzelijsten > vaardigheid.
Werkbare uren en vaardigheden van de medewerker in Tribe CRM
Teams
Verder heb je bij het inplannen ook de mogelijkheid te filteren op teams. De teams leg je vast via configuratie > teams.
2. Hoe gebruik ik de bezetting planning?
De bezetting planner geeft je inzicht in de volgende zaken:
- Geplande tijd (aantal uren) per medewerker op een activiteit
- Geplande tijd (aantal uren) per medewerker overall
- Geplande tijd (uren) per activiteit per medewerker
Dit inzicht krijg je door gebruik te maken van het tabblad bezetting binnen een project en de verschillende widgets.
Tabblad bezetting binnen een project
Hier vind je de volgende informatie:
- Medewerker, dit zijn de projectleden binnen het huidige project.
- Norm, dit zijn het aantal werkbare uren per week.
- Weeknummers, per maand/jaar.
- Aantal geplande uren per medewerker per week. Daarbij wordt procentueel de inzet per week weergegeven en ook het totaal over de huidige periode in beeld.
Bezetting planner in Tribe CRM
Je wijst uren toe door bij een medewerker op een weeknummer te klikken en de gegevens in te voeren. Eventueel met een extra opmerking.
Capaciteit inplannen in Tribe CRM
Ook is het mogelijk de geplande uren voor een bepaald aantal weken door te plannen. Sla de uren op met het vinkje en klik daarna op de pijltjesknop om het aantal weken in te kunnen voeren.
Capaciteit inplannen in Tribe CRM
Weeknummers worden actief weergegeven op basis van de start- en einddatum van het project (op het tabblad details). De weeknummers buiten deze periode worden grijs weergegeven. Het is ook mogelijk uren te plannen buiten de actieve projectperiode.
Verder zijn er een aantal filter functies:
- Enkel bezetting tonen voor deze activiteit. (standaard actief). Door dit schuifje uit te zetten, wordt de totale inzet van de medewerkers getoond over alle projecten heen.
- Projectleden tonen (standaard actief). Door dit schuifje uit te zetten, worden alle actieve medewerkers van de organisatie getoond.
- Teams
- Vaardigheid
- Datum, met behulp van de kalender knop kun je snel naar een specifieke datum (week) navigeren.
Widget medewerker bezetting
Naast het tabblad binnen een project heb je ook de mogelijkheid, gebruik te maken van het widget medewerker bezetting. Deze kun je toevoegen aan je dashboard door op de + knop te klikken in je dashboard. Navigeer daarna naar agenda en kalender en selecteer het widget.
Medewerker bezetting widget in Tribe CRM
Binnen het widget zijn dezelfde functies beschikbaar zoals eerder beschreven in het tabblad bezetting in het project.
Bij iedere medewerker wordt de totale inzet getoond over alle projecten en is het inzichtelijk bij welke projecten de uren zijn vastgelegd. Hier is het ook mogelijk uren aan te passen of toe te voegen.
Medewerker bezetting widget in Tribe CRM