Maak je gebruik van Exact Online voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en Exact online je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in Exact Online. De koppeling is beschikbaar voor de Nederlandse, Belgische en Duitse versie van Exact Online.
- Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Exact Online?
- Welke extra functionaliteiten kent de koppeling met Exact Online Handel?
- Ik werk met verkooporders in Exact Online, wat betekent dit voor de koppeling?
- Hoe activeer ik de koppeling?
- Deactiveren en verwijderen van gegevens
- Welke data wordt gesynchroniseerd?
1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Exact Online
De Exact Online koppeling bestaat uit drie onderdelen
- Relatie synchronisatie
- Product synchronisatie
- Factuur synchronisatie
Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de klanten en leveranciers uit Exact Online automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicatencontrole uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit Exact Online. Indien op basis van dit ID geen relatie wordt gevonden, dan wordt een extra controle uitgevoerd op basis van debiteuren/crediteuren nummer. Indien op basis daarvan geen relatie wordt gevonden, dan vindt er een controle plaats op de volgende velden; organisatienaam, postcode, huisnummer en toevoeging. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Zowel van Tribe CRM naar Exact Online, als andersom. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in Exact Online.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe CRM altijd een debiteur- of crediteurnummer. Wanneer je gebruik maakt van Exact Online koppeling, wordt dit nummer overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door Exact Online wordt toegekend.
Product synchronisatie
De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. Net als de relaties worden ook de producten via een twee-weg synchronisatie in beide applicaties gelijk aan elkaar gehouden. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op het ID van Exact Online.
Factuur synchronisatie
We gaan ervan uit dat je facturen maakt en verstuurt vanuit Tribe CRM. Als een factuur de status Verstuurd heeft in Tribe CRM, wordt deze automatisch als verkoopboeking gesynchroniseerd naar Exact Online. We zorgen ervoor dat je alle actuele informatie compleet hebt, door ook het factuurdocument bij de boeking in Exact Online toe te voegen. Op die manier heb je een openstaande post in Exact Online staan die wacht op betaling. Na betaling kun je de status van de factuur aanpassen in Tribe CRM of in Exact Online. In beide gevallen zal automatisch de status worden bijgewerkt.
2 Exact Online Handel
Maak je gebruik van Exact Online voor Handelsbedrijven? Dan voorzien we je van een aantal extra functies, namelijk:
- Inzicht in de voorraad in de verkoopkans
- Prijslijst synchronisatie
- Verkooporders in plaats van facturen
Inzicht in je voorraad
Wanneer je in Tribe CRM in de activiteit verkoopkans een product toevoegt, wordt automatisch de voorraad van het product uit Exact Online Handel getoond in de verkoopkansregel. Zo heb je direct inzichtelijk of een product op voorraad is of niet.
N.B. De synchronisatie van de voorraad wordt één keer per nacht uitgevoerd. Wanneer je bij een bepaald product de actuele voorraad wilt weten, is het ook mogelijk een handmatige synchronisatie te doen. Dit doe je door op de synchronisatieknop te klikken in de producten bij je verkoopkans.
Prijslijst synchronisatie
Klantspecifieke prijsafspraken die in Exact Online Handel zijn vastgelegd worden gesynchroniseerd naar Tribe CRM. Bij de toevoegen van producten aan de verkoopkans wordt per klant de afgesproken prijs berekend voor ieder specifiek artikel.
N.B. De synchronisatie van de prijsafspraken wordt één keer per nacht uitgevoerd. In de instellingen van de koppeling is het daarnaast mogelijk de synchronisatie ook handmatig te starten.
Let op: Na het activeren van de de prijslijsten synchronisatie worden producten die zijn aangemaakt in tribe niet meer gesynchroniseerd. Exact dient dan leidend te zijn voor producten.
3 Ik werk met verkooporders in Exact Online, wat betekent dit voor de koppeling?
Verkooporders in plaats van facturen
In Tribe CRM maken je standaard gebruik van facturen. Om de synchronisatie met de verkooporders in Exact Online tot stand te brengen is het noodzakelijk in Tribe CRM de activiteit ‘Verkooporder’ te activeren.
- Open de configuratie
- Navigeer naar de activiteiten
- Deactiveer de activiteit factuur door het schuifje uit te zetten
- Activeer de activiteit verkooporder door het schuifje aan te zetten
Je zult zien dat de verschillende factuur knoppen in de applicatie nu zijn vervangen voor de Verkooporder knop. Wanneer een verkooporder in Tribe CRM de status ‘gekoppeld’ heeft wordt deze als verkooporder gesynchroniseerd naar Exact Online. Daarnaast wordt het verkooporderdocument ook toegevoegd in Exact Online.
4 Hoe kan ik de koppeling activeren?
Tip: Voordat je de koppeling in praktijk in gebruik gaat nemen, kan je deze eerst testen door een test administratie aan te maken in Exact Online. Deze kan je daarna koppelen aan je Tribe CRM (Test) account.
Let op! Staan er al gegevens in je financiële administratie én in je Tribe omgeving? Controleer dan eerst of de juiste debiteur- en crediteur nummers zijn ingevoerd bij de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit om dubbelingen te voorkomen n.a.v. de initiële import.
- Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace
- Ga naar de tab Financieel en selecteer Exact Online
- Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken
- Selecteer het land voor de juiste versie van de Exact Online administratie.
- Klik op inloggen en vul in het pop-up scherm de gebruikersnaam en wachtwoord in van de Exact omgeving die gekoppeld moet worden
- Koppel de juiste grootboekrekeningen en BTW groepen. (De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes en grootboekrekeningen van Exact Online worden gekoppeld. Welke BTW codes gekoppeld moeten worden is afhankelijk van het land van het bezoekadres van je eigen organisatie. Verder worden alleen de grootboekrekeningen van het type ‘revenue’ uit Exact Online gesynchroniseerd).
- Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van Exact Online naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grootte van je administratie, kan dit enige tijd duren.
5 Deactiveren en verwijderen van gegevens
Naar verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.
Verwijderen van gegevens
Als je gegevens uit Tribe verwijderd, dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit Exact Online. Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit Exact Online verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.
Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie in Exact Online deactiveert wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.
Wanneer je in Exact Online een product deactiveert dan wordt deze in Tribe CRM verwerkt met de status ‘inactief’. Deze actie wordt vrijwel direct bijgewerkt in Exact Online.
6 Welke data wordt gesynchroniseerd?
De volgende velden uit Tribe CRM worden gesynchroniseerd:
Organisatie:
- Naam van de organisatie
- Straat, huisnummer en huisnummer toevoeging
- Postcode, plaats
- Land
- Telefoon
- E-mailadres
- Website
- Debiteurnummer
- Crediteurnummer
- Relatietype: Klant en/of leverancier
- ID
Contactpersoon:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Titel
- Telefoon
- Mobiel
- ID
Producten:
- Productnaam
- Eenheid (standaard ingesteld op per stuk)
- Productgroep (standaard ingesteld op Exact online)
- Inkoopprijs
- Verkoopprijs
- Code
- Voorraad (alleen voor Exact Online Handel)
- Prijslijsten (alleen voor Exact Online Handel)