Hoe werkt de KvK koppeling (geavanceerd)?

1. Wat doet de Kvk geavanceerd module?
2. Hoe werkt de import van KvK bestanden?
3. Hoe worden updates verwerkt?
4. Welke gegevens worden bijgewerkt?
5. Hoe activeer ik de KvK geavanceerd module?

1. Wat doet de KvK geavanceerd module?

De gegevens van het KvK zijn constant in beweging, er komen nieuwe bedrijven bij, bedrijven worden opgeheven of ze verhuizen. Met de KvK geavanceerd module worden deze actuele gegevens uit het KvK, bijgewerkt in Tribe.

Welke organisaties worden automatisch bijgewerkt met behulp van de KvK geavanceerd module?

Een organisatie die in Tribe wordt ingevoerd moet worden ‘aangemeld’ voor het verwerken van updates uit het KvK. Organisaties kunnen op twee manieren worden aangemeld voor het bijwerken van updates:

Handmatige invoer van organisaties via de plus knop

Wanneer een nieuwe organisatie wordt aangemaakt via het zoeken in de Kvk, dan wordt deze organisatie direct aangemeld voor het bijwerken van wijzigingen.

Organisatie die handmatig zijn aangemaakt, zonder het gebruik van de KvK worden niet aangemeld voor updates.

Zoeken in het KvK – Tribe CRM

Via een import

Het is mogelijk een set van organisaties te importeren op basis van KvK bestanden die wij in ons bezit hebben. Alle organisaties die via de import in Tribe worden aangemaakt, worden dan automatisch aangemeld voor het krijgen van updates.

2 Hoe werkt de import van KvK bestanden?

Bij het importeren wordt rekening gehouden met een bepaald profiel waar een organisatie aan moet voldoen. Indien een nieuwe organisatie bij het KvK wordt aangemeld en deze voldoet aan het ingestelde profiel, dan wordt deze organisatie in de KvK import pagina toegevoegd ter verwerking. Meer over het verwerken in het volgende hoofdstuk.

Zoals gezegd wordt voor de import gebruik gemaakt van profielen. Met een profiel bepaal je de organisaties die belangrijk zijn voor jouw bedrijf, aan de hand van een combinatie van gegevens. Meestal wordt een profiel opgebouwd op basis van een postcode reeks en de SBI code.

Postcode

De 4 cijfers van de postcode worden vaak benut voor het maken van een geografische selectie van de te importeren organisaties. Door een lijst te maken van alle postcodes die van belang zijn wordt een gerichte filtering uitgevoerd op de ruim 6 miljoen bedrijven in de KvK database.

SBI code

Indien je alleen geïnteresseerd bent in een bepaalde branche kunnen we een filter instellen op één of meerdere SBI codes. De SBI code kan ook benut worden om bedrijven uit te sluiten van een selectie.

Bijvoorbeeld: Je wil een selectie hebben van bedrijven in Den Bosch die zich bezighouden met activiteiten op het gebied van sport. Het profiel wordt dan een combinatie van de volgende zaken samengesteld:

• Postcode met de cijfers 5200 t/m 5500
• SBI codes 4500 en 4501

Mocht een import van KvK gegevens gewenst zijn, neem dan contact op met onze sales afdeling en informeer naar de mogelijkheden. Wij hebben dan in ieder geval de volgende informatie van je nodig :

• Zijn de beide KvK modules (basis en geavanceerd) geactiveerd?
• In welke Tribe omgeving moet de import plaatsvinden?
• Welke organisatietype in Tribe moet benut worden voor de import (klant, prospect, etc.)?
• Wat is het profiel (postcode/sbi code etc) om de selectie te bepalen?

Wanneer bovenstaande gegevens bekend zijn wordt een test selectie gedaan om te bepalen of de aantallen binnen de bandbreedte vallen. Wanneer de gegevens compleet zijn en de aantallen kloppen, dan wordt de import. Je ziet vervolgens de relaties op de KvK import pagina beschikbaar komen en kunt de import starten.

3. Hoe worden updates verwerkt?

Onderstaande informatie vind je terug op de import pagina van het KvK. Navigeer hiervoor naar configuratie > KvK.

Updates

Wanneer een organisatie aangepast wordt in de KvK dan wordt je hierover geïnformeerd op de KvK pagina in Tribe CRM. Je kunt op deze pagina de aanpassingen bekijken en accepteren.

Verwijderd

Wanneer een organisatie opgeheven wordt, failliet is verklaard of om een andere reden niet meer actief is, dan wordt dit bij de verwijderingen gemeld. De betreffende organisatie wordt in Tribe CRM als voormalig aangemerkt wanneer de aanpassing wordt geaccepteerd.

Nieuw

Indien er een import is uitgevoerd op basis van een profiel, dan worden nieuwe organisaties die aan dit profiel voldoen, beschikbaar gemaakt om toe te voegen aan Tribe. Dit is mogelijk door in de koppeling in te stellen dat nieuwe organisatie die voldoen aan het profiel aan te bieden via de import pagina.

KvK geavanceerd module – Tribe CRM