Het invoeren van dubbele gegevens wil je natuurlijk te allen tijden voorkomen in je CRM. Bij het handmatig invoeren van gegevens wordt er daarom automatisch een controle uitgevoerd op duplicaten. Bij het importeren van gegevens in Tribe CRM wil je waarschijnlijk ook een dergelijke controle uitvoeren. In dit artikel lichten we toe hoe je deze controle zelf kan instellen.
- Wat houdt de standaard duplicaten controle in?
- Op welke velden kan ik de duplicaten controle instellen?
- Hoe kan ik de instellingen van de duplicaten controle zelf aanpassen?
1 Wat houdt de standaard duplicaten controle in?
De standaard duplicaten controle is afhankelijk van de gegevens die je wilt importeren. Bij het importeren van organisaties wordt een controle uitgevoerd op basis van de naam van de organisatie én het relatietype.
Als voorbeeld importeren we Schoonmaakbedrijf Helderschoon. Wanneer deze organisatie al bestaat, zal deze niet opnieuw worden geïmporteerd. Tenzij deze organisatie zowel klant als leverancier is. Wanneer Helderschoon al bekend is als klant, maar nog niet als leverancier. Zal de import de organisatie niet nogmaals toevoegen, maar het relatietype leverancier extra toevoegen aan de organisatie.
Bij het importeren van personen wordt geen standaard duplicaten controle uitgevoerd.
2 Op welke velden kan ik de duplicaten controle instellen?
Je kan zelf bepalen op welke velden je een controle wilt uitvoeren. Het is ook mogelijk om op een combinatie van velden een controle te laten plaatsvinden. Voor een zo zuiver mogelijke import stel je de controle in op een uniek gegeven. Zo is bij een contactpersoon de controle op basis van een e-mailadres veel beter dan de controle op basis van de achternaam. Een achternaam is niet uniek, een e-mailadres wel.
Voor een organisatie zou je een combinatie van velden kunnen nemen, bijvoorbeeld het veld naam + postcode + huisnummer + toevoeging. De naam van alleen de organisatie is waarschijnlijk niet altijd uniek. Eén organisatie kan immers op verschillende locaties gevestigd zijn. Door de overig velden toe te voegen in de duplicaten controle heb je een grotere kans dat eventuele dubbelen worden herkend en daardoor niet worden geïmporteerd.
Wanneer jouw importbestand gegevens bevat uit een andere (CRM) systeem, dan bevat dit waarschijnlijk al een uniek ID. Je kan de controle dan op basis van dit ID veld instellen.
3 Hoe kan ik de instellingen van de duplicaten controle zelf aanpassen?
De duplicaten controle valt onder de geavanceerde instellingen van je import. Klik hiervoor op het puntjes menu van de kolom waar je de duplicaten detectie voor wilt instellen.
In onderstaand voorbeeld stellen we de duplicaten controle in op de velden organisatienaam, postcode en huisnummer:
- Open de geavanceerde instellingen in je importdefinitie door op het puntjes menu te klikken > geavanceerd.
- Onder in de lijst met velden wordt een extra sectie getoond ‘Duplicaten detectie van organisatie (verhouding)’, open deze sectie.
- Bij de velden combinatie wordt de standaard duplicaten detectie getoond. De controle op organisatienaam is standaard al ingevuld. Hier voeg je de velden postcode en huisnummer één voor één toe door op de plus knop onder organisatie te klikken.
- Selecteer in het menu organisatie koppelingen > kolom enkelvoudig: organisatie > organisatie koppelingen > kolom enkelvoudig: bezoekadres > veld: straat. Herhaal dit voor het veld huisnummer.
In dit voorbeeld stellen we de duplicaten detectie in op het veld e-mailadres van de contactpersoon.
- Open de geavanceerde instellingen in je importdefinitie door op het puntjes menu te klikken > geavanceerd.
- Onder in de lijst met velden wordt een extra sectie getoond ‘Duplicaten detectie van contactpersoon (verhouding)’, open deze sectie.
- Bij de velden combinatie klik onder persoon op de plusknop om het e-mailadres toe te voegen. Selecteer in het menu contactpersoon > veld: e-mailadres