Maak je gebruik van SnelStart voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en SnelStart je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in SnelStart.
- Welke functionaliteiten heeft de koppeling met SnelStart?
- Ik werk met verkooporders in Snelstart, wat betekent dit voor de koppeling?
- Ik werk met SEPA/incasso’s in Snelstart, hoe werkt dit in de koppeling?
- Hoe activeer ik de koppeling ?
- Deactiveren en verwijderen van gegevens
- Welke data wordt gesynchroniseerd?
1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met SnelStart?
De SnelStart koppeling bestaat uit drie onderdelen:
- Relatie synchronisatie
- Product synchronisatie
- Factuur synchronisatie
Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de klanten en leveranciers uit SnelStart automatisch in Tribe CRM geladen. Hierbij wordt een duplicaten controle uitgevoerd op de bestaande relaties in Tribe CRM. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van een uniek ID uit SnelStart. Indien deze niet wordt gevonden wordt er een extra controle uitgevoerd op debiteuren of crediteuren nummer. Indien op basis daarvan geen relatie wordt gevonden, dan vindt er een controle plaats op de volgende velden; organisatienaam, postcode, huisnummer en toevoeging. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.
Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens automatisch bijgewerkt. Zowel van Tribe CRM naar SnelStart, als andersom. De synchronisatie vindt plaats op basis van het unieke ID in SnelStart.
Een nieuwe klant of leverancier krijgt in Tribe altijd een debiteur- of crediteurnummer. Wanneer je gebruik maakt van SnelStart koppeling wordt dit nummer overschreven met het debiteur- of crediteurnummer dat door SnelStart wordt toegekend.
Product synchronisatie
De koppeling voorziet ook in de synchronisatie van producten. Net als de relaties worden ook de producten via een twee-weg synchronisatie toegepast. Hierbij wordt de controle op duplicaten uitgevoerd op de ID van SnelStart.
Factuur synchronisatie
Als een factuur de status Verstuurd heeft, wordt deze automatisch als boeking gesynchroniseerd naar SnelStart. We zorgen ervoor dat je alle actuele informatie compleet hebt, door ook het factuurdocument bij de boeking in SnelStart toe te voegen.
Let op! De koppeling kan gebruikt worden in combinatie met de Snelstart pakketten InKaart, InBalans, InZicht en InControle. Het is niet mogelijk om te koppelen met de Snelstart pakketten InStap of Accountant.
2 Ik werk met verkooporders in Snelstart, wat betekent dit voor de koppeling?
Verkooporders
In Tribe CRM maak je standaard gebruik van facturen. Om de synchronisatie met de verkooporders in SnelStart tot stand te brengen, is het noodzakelijk in de Tribe CRM de activiteit ‘Verkooporder’ te activeren.
- Open de configuratie
- Navigeer naar de activiteiten
- Deactiveer de activiteit factuur door het schuifje uit te zetten
- Activeer de activiteit verkooporder door het schuifje aan te zetten
Je zult zien dat de verschillende factuur knoppen in de applicatie nu zijn vervangen voor de Verkooporder knop. Wanneer een verkooporder in Tribe de status ‘gekoppeld’ heeft wordt deze als verkooporder gesynchroniseerd naar SnelStart. Daarnaast wordt het verkooporderdocument ook toegevoegd in SnelStart.
3 Ik werk met SEPA/incasso’s in Snelstart, hoe werkt dit in de koppeling?
Bij het activeren van de koppeling geef je aan dat je werkt met incasso’s. Wanneer deze optie aanstaat, wordt er gekeken of de factuur gerelateerd is aan een abonnement. Wanneer dit het geval is zal Tribe bij SnelStart de incassodata van de betreffende relatie opvragen uit SnelStart. Deze informatie wordt daarna met de factuur uit Tribe teruggestuurd naar Snelstart. In SnelStart kan vervolgens een SEPA/incassobestand worden aangemaakt.
Let op! De incasso machtiging moet handmatig worden aanmaken in Snelstart. Het is niet mogelijk dit geautomatiseerd te doen via de API.
4 Hoe activeer ik de koppeling?
Tip: Voordat je de koppeling in praktijk in gebruik gaat nemen kan je deze eerst testen door een test administratie aan te maken in SnelStart. Deze kan je daarna koppelen aan je Tribe CRM (Test) account.
Let op! Staan er al gegevens in je financiële administratie én in je Tribe omgeving? Controleer dan eerst of de juiste debiteur- en crediteur nummers zijn ingevoerd bij de klanten en leveranciers in Tribe CRM. Dit om dubbelingen te voorkomen n.a.v. de initiële import.
- Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace.
- Ga naar de tab Financieel en selecteer SnelStart.
- Activeer de koppeling door op “Activeren” te klikken.
- Vul in het pop-up scherm de gebruikersnaam en wachtwoord in van de SnelStart omgeving die gekoppeld moet worden.
- Open het tabblad BTW groepen en koppel de juiste BTW groepen. (De in Tribe CRM gedefinieerde BTW codes moeten aan de juiste BTW codes in SnelStart worden gekoppeld. Welke BTW codes gekoppeld moeten worden is afhankelijk van het land van het bezoekadres van je eigen organisatie.).
- Open het tabblad Grootboekrekening en koppel de juiste grootboekrekeningen.
- Open het tabblad Debiteuren. Standaard worden de relaties uit SnelStart als klant geïmporteerd in Tribe en worden uit klanten en particuliere klanten geëxporteerd naar SnelStart. Klik op de + knop indien ook andere relatietypen uit Tribe moeten worden geëxporteerd naar SnelStart. Deze relaties worden als debiteur naar SnelStart doorgezet.
- Open het tabblad Adressen. SnelStart kent een Adres en Correspondentieadres.Koppel het juiste Tribe adrestype om de adresgegevens te synchroniseren.
- Open het tabblad Overige instellingen. Koppel het SnelStart sjabloon wanneer je gebruik maakt van verkooporders. Zo wordt in SnelStart direct het correcte sjabloon geselecteerd.
- Activeer eventueel het schuifje SnelStart incasso wanneer je gebruik maakt van SEPA/incasso’s in SnelStart.
- Na activatie wordt direct de initiële synchronisatie gestart van SnelStart naar Tribe CRM. Afhankelijk van de grote van je administratie, kan dit enige tijd duren.
5 Deactiveren en verwijderen van gegevens
Naar verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.
Verwijderen van gegevens
Als je gegevens uit Tribe verwijderd dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit SnelStart. Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit SnelStart verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.
Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie in SnelStart deactiveert wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.
Wanneer je in SnelStart een product deactiveert dan wordt deze in Tribe CRM verwerkt met de status ‘inactief’. Deze actie wordt één keer per uur bijgewerkt in SnelStart.
6 Welke data wordt gesynchroniseerd?
De volgende velden uit Tribe CRM worden gesynchroniseerd:
Organisatie:
- Naam van de organisatie
- Straat, huisnummer en huisnummer toevoeging
- Postcode, plaats
- Land
- Telefoon
- E-mailadres
- Website
- Debiteurnummer
- Crediteurnummer
- Relatietype: Klant en/of leverancier
- ID
Producten:
- Productnaam
- Eenheid (standaard ingesteld op per stuk)
- Productgroep (standaard ingesteld op SnelStart)
- Inkoopprijs
- Verkoopprijs
- Code
- Grootboekrekening
- Schuifjes voor product instellingen (standaard ingesteld op alles aanpasbaar)
Contactpersoon:
Snelstart kent geen contactpersonen entiteit, zoals Tribe CRM deze wel kent. In SnelStart kan op de relatiekaart een naam van een contactpersoon worden toegevoegd. Dit is echter geen speciaal relatietype, maar gewoon een veld op de relatiekaart. Hierdoor is het niet mogelijk in Tribe CRM een relatie vast te leggen tussen een contactpersoon en een organisatie en worden de gegevens op de relatiekaart in Snelstart niet overgenomen uit SnelStart.