Ondanks extra controles bij het invoeren en zorgvuldige medewerkers, kan het toch voorkomen dat je relatie dubbel in je CRM hebt staan. Met behulp van de samenvoeg functie kun je eenvoudig de data bij het dubbele record overhevelen naar het goede record. Zodat het dubbele record daarna kan worden verwijderd. Het samenvoegen van dubbele relaties werkt zowel met organisaties als personen.
- Hoe voeg ik een relatie samen?
- Aandachtspunten bij het samenvoegen.
1.Hoe voeg ik een relatie samen?
Dubbele relaties kunnen pas worden verwijderd wanneer hier geen historie meer aanhangt. Met de samenvoeg functionaliteit kun je, zowel de contactpersonen bij een organisatie, de activiteiten die aan de organisatie zijn gekoppeld en eventuele urenregistraties, eenvoudig verhuizen naar de juiste relatie. Ook de gegevens uit de velden kunnen met één druk op de knop van het dubbele record, naar het juiste record worden overgeheveld.
Volg onderstaande stappen om de gegevens samen te voegen:
- open een relatie die je wilt samenvoegen.
- klik op het puntjes menu en selecteer samenvoegen.
- zoek de relatie op waarmee je wilt samenvoegen. De reeds geselecteerde relatie wordt uit het zoekresultaat gefilterd.
- Beide relaties worden met elkaar vergeleken. Aan de hand van onderstaande bullets worden de verschillende opties in het scherm toegelicht.
- In de header staat de standaard gegevens (indien ingevoerd)
- In de tabbladen staan de gekoppelde gegevens bij de relatie, zoals gekoppelde contactpersonen, activiteiten, urenregistraties etc.
- m.b.v. de gekleurde pijltjes achter/voor een veld kun je één voor één de gegevens van het veld verplaatsen.
- groen: bij het verplaatsen van de gegevens zijn geen conflicten, er gaan géén gegevens verloren.
- oranje: aan beide kanten zijn gegevens ingevoerd. Bij het verplaatsen naar één kant, worden de gegevens aan de andere kant overschreven. Er is dus sprake van dataverlies aan de andere kant.
- rood: het veld aan deze kant is leeg, terwijl het veld aan de andere kant ingevoerd is. Bij het verplaatsen van het lege veld worden de gegevens aan de andere kant overschreven. Er is dus sprake van dataverlies aan de andere kant.
- groene knop kopieer alle niet-conflicterende velden naar … : hiermee kun je meerdere gegevens tegelijk verplaatsen. De inhoud van de velden met een groen pijltje wordt verplaatst naar links/rechts.
- blauw knop verhuis allen naar … : verhuis alle gekoppelde records naar links/rechts
- Wanneer je alle gegevens op de juiste plek hebt gezet, kun je de uiteindelijke dubbele relatie verwijderen via het puntjes menu.
2.Aandachtspunten bij het samenvoegen
Er zijn een paar aandachtspunten waar je rekening mee moet houden voordat je gaat samenvoegen. We sommen deze hieronder voor je op.
- Het samenvoegen is alleen mogelijk voor relaties (organisaties, contactpersonen en particulieren) van hetzelfde relatietype. We ondersteunen dus niet het samenvoegen van een leverancier en een klant, of het samenvoegen van activiteiten.
- Wanneer je tijdens het samenvoegen, wijzigingen doorvoert in een veld op de relatiekaart, d.m.v. het gebruik van de pijltjes of door handmatig gegevens aan te passen, dan worden deze direct opgeslagen net zoals dit gebeurt in het dagelijks gebruik van Tribe CRM.
- Indien de te verwijderen relatie een extern id heeft van een financiële koppeling dan wordt dit ID niet meegenomen bij het overhevelen van gegevens naar het te bewaren record. Het externe ID gaat dus verloren. Zorg er daarom voor dat de relatie die gesynchroniseerd wordt met het financiële pakket de hoofdrelatie blijft en dat je deze niet verwijderd.
- Het samenvoegen is alleen mogelijk indien de gebruiker hier rechten voor heeft. Dit is instelbaar in de rollen, in het blokje algemeen.
- De gebruiker die gaat samenvoegen moet wijzigrechten hebben. Op zowel de entiteiten die worden samengevoegd, als de gekoppelde activiteiten.