Yuki koppeling met Tribe CRM

​​Maak je gebruik van Yuki voor je administratie? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en Yuki je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. Bovendien worden facturen in Tribe CRM dankzij de uitgebreide integratie ook automatisch aangemaakt in Yuki.

1. Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Yuki ?
2. Hoe activeer ik de koppeling?
3. Werkwijze nieuwe relaties aanmaken
4. Deactiveren en verwijderen van gegevens
5. Welke data wordt gesynchroniseerd?

1 Welke functionaliteiten heeft de koppeling met Yuki ?

De Yuki koppeling bestaat uit twee onderdelen

• Relatie synchronisatie
• Factuur synchronisatie

Relatie synchronisatie
Bij het activeren van de koppeling worden in de initiële synchronisatie de (particuliere) klanten en eventueel leveranciers uit Yuki automatisch in Tribe CRM geladen. De inactieve relaties worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.

Na de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen in bestaande relatiegegevens in Yuki automatisch periodiek bijgewerkt in Tribe.

Wijzigingen in bestaande relaties in Tribe worden automatisch bijgewerkt in Yuki. Een nieuwe klant of leverancier in Tribe wordt ook automatisch doorgezet naar Yuki. Echter, binnen het koppelvlak van Yuki is het niet mogelijk een type relatie (klant/leverancier) mee te sturen. Nieuwe relaties worden als bedrijf of persoon gesynchroniseerd zonder een specifiek relatietype. Deze definitie moet in Yuki handmatig worden meegegeven. Meer uitleg hierover vind je in hoofdstuk 3 in dit artikel.

Bij de synchronisatie van gegevens uit Yuki wordt in Tribe een extern ID aangemaakt. Op basis van dit externe ID wordt de controle uitgevoerd voor dubbele gegevens.

Factuur synchronisatie
We gaan ervan uit dat je facturen maakt en verstuurt vanuit Tribe CRM. Als een factuur de status Verstuurd heeft in Tribe CRM en nog geen extern connector ID heeft, dan wordt deze automatisch als factuur gesynchroniseerd naar Yuki. We zorgen ervoor dat je alle actuele informatie compleet hebt, doordat de factuurregels in Yuki inzichtelijk zijn. Op deze manier heb je een openstaande post in Yuki staan die wacht op betaling. Het koppelvlak van Yuki ondersteunt het synchroniseren van de betaling uit Yuki naar Tribe niet. Dit is een handmatige aanpassing in Tribe.

2 Hoe activeer ik de koppeling?

1. Open Yuki en log in.
2. Navigeer naar Instellingen > integraties > webservice > kopieer de API-sleutel.
3. Open Tribe CRM en log in.
4. Open rechts bovenaan in je scherm de Marketplace.
5. Ga naar de tab Financieel en selecteer Yuki.
6. Voer de API key in uit Yuki. Zie stap 2.
7. Selecteer het juiste domein en klik op de knop administratie bevestigen.
8. Open het tabblad relaties. Standaard worden de relaties uit Yuki als (particuliere) klant geïmporteerd in Tribe. Pas dit aan indien noodzakelijk. Uit Tribe worden standaard alleen (particuliere) klanten geëxporteerd naar Yuki. Klik op de + knop indien je ook andere relatietypen uit Tribe wilt synchroniseren naar Yuki. Deze relaties worden als debiteur naar Yuki doorgezet. **
9. Open het tabblad overige instellingen. Geef aan of leveranciers ook uit Yuki moeten worden opgehaald.
10. Activeer de koppeling door op “Activeren en initiële import starten” te klikken. Afhankelijk van de grootte van je administratie, kan dit enige tijd duren.

** Debiteurnummers worden in Tribe op dit moment alleen toegekend aan (particuliere) klanten. Indien je andere relatietypen, bv. zakelijk partners of algemene relatie, als debiteur aan Yuki wilt koppelen, dan zul je handmatig een debiteurnummer moeten toevoegen aan de relatie. Een aanpassing hiervoor in Tribe volgt op termijn.

3 Werkwijze nieuwe relatie aanmaken

Relatie

Binnen het koppelvlak van Yuki is het niet mogelijk een relatietype, zoals klant of leverancier mee te sturen. Nieuwe relaties in Tribe worden naar Yuki als bedrijf of persoon gesynchroniseerd, zonder het vinkje klant of leverancier. Een medewerker zal handmatig het juiste vinkje in Yuki moeten activeren. Dit is met name noodzakelijk voor het versturen van facturen. Indien een factuur uit Tribe op de fase verstuurd wordt gezet, dan zal Tribe automatisch deze factuur doorzetten naar Yuki. Yuki keurt een factuur alleen goed voor relaties waarbij het vinkje klant staat geactiveerd. Indien dit niet het geval is, zal de factuur niet doorkomen naar Yuki, waardoor je administratie niet klopt.

​

Factuur

Een factuur kan pas worden verstuurd wanneer het vinkje klant actief is in Yuki. Het is belangrijk om je hiervan bewust te zijn en daarvoor intern een goede werkwijze af te spreken. Zodat de factuur op het juiste moment verstuurd wordt. Met behulp van de automation module is het wellicht mogelijk deze werkafspraken (deels) te automatiseren. Overleg dit onderwerp eventueel met je Tribe CRM coach.

4 Deactiveren en verwijderen van gegevens 

Na verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat je relatie- of productgegevens moet opschonen.

Verwijderen van gegevens

Als je gegevens uit Tribe verwijderd, dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit Yuki.  Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit Yuki verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.

Deactiveren van gegevens

Wanneer je een relatie in Yuki deactiveert wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.

5 Welke data wordt gesynchroniseerd?

Organisatie

*​​​  standaard wordt het factuuradres gesynchroniseerd

Persoon

​